L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.

- Assurer le soutien administratif de la Direction des Formations (adjoints/chargés de missions et services de la Direction)

- Gérer l’inscription administrative des étudiants de la FISE et des Mastères Spécialisés

1. Assurer le soutien administratif de la Direction des Formations (adjoints/chargés de missions et services de la Direction) :

- Gérer des missions des différents pôles et services de la Direction des Formations (et du Directeur en l'absence de l'assistante de direction)

- Organiser les déplacements/missions réalisés à la demande de la Direction des Formations ou des services (y compris professeurs, étudiants, …) en France ou à l’étranger en prenant attache auprès des différents acteurs concernés (agence de voyages, hôtels, correspondants, ...)

- Préparer les missions des étudiants en déplacement dans le cadre d’activités décidées par l’école (participation à des salons, projet Gate …)

- Etablir et enregistrer les demandes d'achat et suivre les commandes pour la Direction des Formations

- Gérer les dossiers vacataires pour la Direction des Formations : gestion de chaque dossier administratif des vacataires par année scolaire, envoi des plannings à la contrôleuse de gestion et suivi des dossiers et des paiements avec la RH

- Mettre à jour le tableau du suivi sur le serveur DFE

2. Gérer l’inscription administrative des étudiants de la FISE et des Mastères Spécialisés :

- Effectuer la gestion (saisie, vérification, relance) des dossiers d’inscription et réinscription de la FISE et des Mastères spécialisés dans le système d’information

- Suivre les paiements des droits de scolarité en lien avec l’agence comptable. Éditer les décisions de remboursements le cas échéant

- Vérifier les attestations demandées lors de l’inscription (CVEC, …)

- Établir et remettre aux étudiants les cartes d’étudiants, certificats de scolarité

- Gérer et contrôler la comptabilité journalière

- Etre l’interface entre la DISI et la scolarité FISE pour l’ouverture de l’application des inscriptions en ligne, son paramétrage puis est l’interface entre la DISI et les étudiants en cas de problèmes d’inscription (compte informatique, carte d’étudiant)

- Pour le service « Formations professionnelles », analyser et traiter les dossiers d’inscription pour les Mastères Spécialisés, rédiger les diverses attestations, générer les liens de paiement pour les frais de scolarité

- Assurer la communication/transmission d’informations avec les candidats, les responsables pédagogiques des programmes et la responsable des formations professionnelles

Les horaires de travail sont liés à ceux de Télécom SudParis et peuvent être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité et des préparations aux jurys des études.

Certaines participations à des forums et salons peuvent être demandées de façon exceptionnelle le samedi ou dimanche.