Assistante administrative ou Assistant administratif de gestion - CDD de droit public de 3 mois

Job description

IMT Atlantique

1. Contexte

Présentation de IMT Atlantique :

IMT Atlantique, reconnue internationalement pour la qualité de sa recherche, est une grande école d’ingénieur généraliste dépendant du ministère en charge de l’industrie et du numérique, classée dans les 3 principaux classements internationaux (THE, SHANGAI, QS). Sur 3 campus, Brest, Nantes et Rennes, IMT Atlantique a pour ambition de conjuguer le numérique et l’énergie pour transformer la société et l’industrie, par la formation, la recherche et l’innovation.

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 

Environnement du poste :

Constituée d’une équipe de 16 personnes La Direction du développement et des relations avec les entreprises (DEVRE) est organisée en quatre missions (gestion des partenariats, carrières et diplômés, mécénat, incubateur) réparties sur les 3 campus. La DEVRE a pour mission d’organiser, mutualiser et consolider l’ensemble des relations avec les entreprises de l’Ecole, au bénéfice de l’ensemble des métiers de l’Ecole.

2. Missions

Sous la responsabilité de l’adjoint DEVRE et au sein d’un réseau d’assistant(e)s et en renfort temporaire de celui-ci, vous serez localisé.e sur le campus de Brest et vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de la direction, des autres services et des départements.

Vos missions consisteront à :

  • Participer à l’assistance pédagogique des exercices de formation coordonnés par la DEVRE : En assurant le déploiement et le bon déroulement des interventions et ateliers organisés dans le cadre de l’Unité d'Enseignement (UE) Transition Ingénieur (Programmation de salles, mailing, relance, accueil, coordination de la logistique, remerciements)
  • Participer à l’organisation et au déploiement d’évènements Entreprises : En contribuant à la relation avec les entreprises pour le Career Booster (suivi des inscription, relances, informations), en contribuant à l'organisation logistique et à l'accueil des événements sur les campus (Communication, suivi administratif, saisi dans le système d'information)
  • Assurer diverses missions de renfort sur le secrétariat du service (Organisation de réunion, soutien aux missions et déplacements, gestion administrative et logistique de l'incubateur à Brest et Rennes, communication sur les réseaux sociaux) 

Job requirements

4. Formations et compétences

Formation

  • Bac + 2 ou équivalent 

Ou

  • Bac avec expérience professionnelle supérieur ou égale à 4 ans.

Ou

  • Expérience professionnelle supérieur ou égale à 8 ans

Compétences, capacités et aptitudes

  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Maîtrise des applications informatiques métier.
  • Maîtrise des procédures administratives et règlementaires internes
  • Maîtrise de l’écrit professionnel
  • Capacité à parler et lire en anglais et rédiger des mails liés à l’accueil des personnes
  • Anticiper, planifier, préparer les dossiers
  • Gérer ses priorités, gérer des dossiers en parallèle
  • Rédiger (compte rendus, courriers, relecture de documents)
  • Mettre en place des outils pour autocontrôler la charge
  • Communication et pratique des réseaux sociaux et professionnels
  • Capacité à s’adapter à ses interlocuteurs
  • Loyauté, confidentialité, diplomatie, sens aigu de la discrétion
  • Bonne résistance au stress
  • Autonomie et prise d’initiative dans la limite de ses prérogatives
  • Créativité, curiosité, réactivité et sociabilité

Informations complémentaires et candidature

Conditions et contraintes particulières

  • Participation à des permanences « Assistantes Direction » dans le cadre de la continuité de services entre les secrétariats des directions fonctionnelles
  • Poste, à pourvoir dès que possible, basé à Brest, des déplacements ponctuels sur les autres campus Nantes et Rennes sont à prévoir.

Avantages

  • 29 jours de congés annuels + RTT
  • Télétravail partiel possible
  • Prise en charge des transports en commun
  • Forfait mobilité durable (pour le covoiturage ou les trajets en vélo)
  • Complément familial
  • Large gamme de prestations sociales

Renseignements

  • Date limite de candidature : 31/07/2022
  • Début du contrat : au plus tôt
  • Nature du contrat : CDD de droit public de 3 mois
  • Localisation Géographique : IMT Atlantique, 655 Av. du Technopôle, 29280 Plouzané
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux fonctionnaires et contractuels de la fonction publique
  • Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter : veronique.stephan@imt-atlantique.fr ou pierre tremembert@imt-atlantique.fr