Assistante administrative/Assistant administratif et pédagogique en CDI à IMT Nord Europe

Job description

Direction/Service : Direction des Programmes

Responsable hiérarchique : Responsable du Pôle Développement Professionnel

Responsable fonctionnel : Directeur Adjoint des Programmes

Catégorie : Agent de Catégorie B ou contractuel du cadre de gestion de catégorie III

Nature du poste : CDI

Lieu de travail : Douai, déplacements ponctuels sur le site de Villeneuve d’Ascq

Contexte :

Ecole sous tutelle du ministère en charge de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, chargé des Comptes publics, et école de l’Institut Mines Télécom, IMT Nord Europe a 3 missions principales : former des ingénieurs responsables aptes à résoudre les grandes problématiques du XXIème siècle ; mener des recherches débouchant sur des innovations à haute valeur ajoutée ; soutenir le développement des territoires notamment en facilitant l’innovation et les créations d’entreprises. Son objectif est de former les ingénieurs de demain, maîtrisant à la fois les technologies numériques et les savoir-faire industriels. Idéalement située au carrefour de l’Europe, à 1 heure de Paris, 30 minutes de Bruxelles et 1H30 de Londres, IMT Nord Europe a l’ambition de devenir un acteur majeur des grandes transformations industrielles, numériques et environnementales du XXIème siècle en combinant, tant dans ses enseignements et que dans sa recherche, les sciences de l’ingénieur et les technologies du digital.

Localisée sur 2 sites principaux d’enseignement et de recherche, à Lille et à Douai, IMT Nord Europe s’appuie sur plus de 20000m² de laboratoire pour développer un enseignement de haut niveau et une recherche d’excellence dans les domaines suivants :

- Systèmes Numériques

- Energie Environnement

- Matériaux et Procédés

Pour plus de détails, consulter le site internet de l’Ecole : www.imt-nord-europe.fr

Le poste est à pourvoir au sein du Pôle Développement Professionnel, rattaché à la Direction des Programmes. Le Pôle est composé de 6 personnes et a pour missions :

  • L’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie d’accompagnement des étudiants dans leur parcours de professionnalisation ;
  • La coordination et la gestion des stages.

Missions :

Rattaché(e) au pôle Développement Professionnel, l’assistant (e) sera amené(e) à gérer administrativement les stages d’étudiants en cycle ingénieur, en Mastères Spécialisés et en Diplômes Nationaux de Mastères en collaboration avec la seconde assistante basée à Villeneuve d’Ascq.

Activités :

  • Gestion et suivi des conventions de stage : validation administrative des stages (en lien avec le valideur pédagogique), établissement des conventions, des avenants et des documents annexes, dépôt et suivi de ces documents sur Docusign.
  • Elaboration des sondages d’évaluations et autoévaluations sur LimeSurvey
  • Organisation des évaluations: planification des soutenances, suivi des sondages d’évaluation, récupération des grilles d’évaluation et saisie des notes …
  • Diffusion des offres de stages reçues sur Jobteaser,
  • Réponses aux étudiants et aux entreprises sur les procédures stages
  • Extraction des données stages pour enquête, statistiques…
  • Participation au rayonnement de l’école : JPO

Job requirements

Profil du candidat : (Prérequis/ Diplôme)

Le poste convient à un ou une candidate titulaire d’un diplôme BAC+ 2.

Savoir-être

  • Rigueur et méthode.
  • Sens du contact étudiant et capacités d’écoute ;
  • Aisance relationnelle et esprit d’équipe ;
  • Autonomie et réactivité.

Savoir-faire

  • Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel avancé) ;
  • Organisation, planification.
  • Communication avec les différents interlocuteurs internes et externes

Connaissances

  • Connaissance souhaitée du milieu de l’enseignement supérieur ;
  • Connaissance des fonctions administratives. La connaissance des textes réglementaires sur les stages serait un plus.
  • Anglais niveau B2

Conditions :

Le poste est à pourvoir à compter du 01/10/2022


Renseignements et modalités de dépôt de candidature :

  • Pour tout renseignement sur le poste, merci de vous adresser à Madame Cécile LABARRE, Responsable du pôle Développement Professionnel, cecile.labarre@imt-nord-europe.fr 06.03.56.40.05
  • Pour tout renseignement administratif, merci de vous adresser à la Direction des Ressources Humaines : jobs@imt-nord-europe.fr
  • Emploi ouvert aux Fonctionnaires ou Contractuels de la fonction publique.
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de Handicap.


Date limite de candidature : 21/08/2022