Assistante ou Assistant de gestion - CDD 12 Mois

Nature du contrat : CDD de 12 mois

Lieu de travail : Saint-Etienne (42)

Date de prise de fonction souhaitée : 1er septembre 2025

Unité: Mines Saint-Etienne- Institut Henri Fayol

Rattachement hiérarchique : Responsable Administratif et Financier du centre de formation et de recherche Henri Fayol

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c’est s’engager dans une institution où la science et l’innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d’excellence où chacun a l’opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.

Classée parmi les meilleures écoles d’ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l’Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d’avant-garde et impact sociétal positif.

L’Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain.

🎯 Ce que nous attendons de vous

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier (RAF) de l’Institut Henri Fayol, vous aurez pour principales missions :

·         Participation à l’organisation logistique et administrative des activités d’enseignements

·         Assister les équipes dans leur fonctionnement au quotidien

·      Organiser des déplacements professionnels y compris la gestion des frais de déplacements : s’assure de la bonne saisie et valide les informations, contrôle les justificatifs

·         Accueil des scientifiques et personnels extérieurs : procédures, autorisations d’accès, traitement administratif, installation

·         Prise en charge des commandes, de l’engagement juridique au service fait

·         Gestion des événements organisés par l’Ecole : planification, organisation en coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur …)

·         Gestion des événements accueillis : tarification, négociation commerciale, coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur …) et gestion documentaire dématérialisée, archivage

·         Suivi des stocks et réapprovisionnement des fournitures administratives
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Etienne.

Le poste est basé sur le campus de Saint-Etienne.

La participation à des activités transversales à l’Ecole ou opérées par les autres campus est encouragée.

🔍 Ce que nous recherchons

Vous êtes dans l’une des situations suivantes :

·         Diplôme Bac  ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans, ou

·         Diplôme Bac + 2 / Bac + 3 ou équivalent

Et idéalement :

·         Titulaire d’un BTS /DUT Assistant de gestion  ou d’une expertise en gestion des entreprises et des administrations , Assistanat de Direction ou diplôme équivalent

·         Avec une expérience de 4 ans dans l’administration ou la gestion de l’administration

·         Junior accepté : non

 Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes :

·         Connaissance ou expérience de la gestion administrative et financière d’établissements publics. Une expérience réussie dans l’enseignement supérieur et la recherche sera un plus

·         Respect et maîtrise des procédures, capacité à intégrer les évolutions réglementaires dans celles-ci, à anticiper les changements à mettre en œuvre

·         Maîtrise des outils informatiques bureautiques et collaboratifs, capacité à suivre leurs évolutions et leurs usages, capacité à se former sur les applications métiers spécifiques  Gestion, organisations de réunions, événementiels Prise de notes et élaboration de compte-rendus, éventuellement assistées par des outils informatiques

·         Établir, appliquer et mettre à jour des procédures

·         Gestion dématérialisée des documents, incluant la gestion des autorisations et des accès

·         Intérêt pour la formation, la recherche et l’innovation, curiosité pour les thématiques du campus

 Vous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes :

• Rigueur dans la planification et le suivi des actions, respect des délais et des échéances

• Respect des procédures, capacité à rendre compte

• Sens du relationnel : écouter, communiquer et être diplomate, Interagir de manière transversale avec des interlocuteurs et métiers multiples, faire preuve de diplomatie

• Maîtriser la rédaction de notes et de compte rendus.

• Avoir un regard critique sur l’organisation et les procédures, proposer des évolutions de manière constructive

• Sens du service à l’usager

• Rigueur, sens de l’organisation, autonomie

• Polyvalence

• Anticipation des demandes, réactivité

• Gestion du temps et des priorités en adaptant et organisant ses activités en fonction des évolutions et des contraintes

• Sens de l’initiative et force de proposition

• Adaptabilité (évolutions des outils numériques, de la réglementation, …)

• Discrétion , confidentialité

• Curiosité intellectuelle et ouverture d’esprit

• Anglais : niveau intermédiaire (B1 / B2). Vous devrez interagir par oral et par écrit avec les personnels et partenaires internationaux du centre

🌍 Pourquoi rejoindre Mines Saint-Étienne ?

Nous accompagnons chacun de nos collaborateurs sur le chemin de l’excellence, avec la conviction qu’ensemble, nous pouvons avoir un impact durable et significatif sur notre monde.

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c’est l’opportunité de trouver :

·         Un environnement stimulant : des moyens expérimentaux de pointe, un réseau international solide (T.I.M.E., EULIST) et des campus à taille humaine avec un environnement urbain

·         Un impact réel : des projets de recherche contractuelle à hauteur de 11 M€/an, majoritairement avec des partenaires industriels, un centre de culture scientifique la Rotonde qui s’engage depuis 25 ans dans la médiation des sciences avec plus de 50 000 visiteurs/an

·         Une qualité de vie incomparable : 46 jours de congés et RTT, télétravail partiel, prise en charge des transports en commun à 75 %, soutien financier au covoiturage et au vélo et un baromètre social où 83 % des collaborateurs plébiscitent la qualité de vie au travail

Construisons un avenir plus durable, à travers la science, l’ingénierie, et des projets qui font sens.

📩 Candidatez dès maintenant !

Date limite 30/04/2025

🔗 Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE :

https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistante-ou-assistant-de-gestion-cdd-12-mois-2

📌 Informations complémentaires

·         Rémunération fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom.

·         Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.

·         Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux personnes contractuelles

·         Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative

·         A usage interne Institut Mines Télécom

Catégorie III – Métier M – Technicien / Technicienne en gestion administrative selon le Cadre de Gestion

Les candidats retenus après examen de leur dossier de candidature seront reçus en entretiens courant mai / juin 2025.

📞 Contacts

Sur le contenu du poste :
Isabelle CHANTREL RAF
Mail : isabelle.chantrel@emse.fr
Tel. : +33 (0)4 77 42 01 66

Sur les aspects administratifs/RH:
Julie JAFFRE – Gestionnaire RH
Mail : julie.jaffre@mines-stetienne.fr
Tél. : +33 (0)4 77 42 00 17

Amandine HIRONDEAU – Adjointe DRH et Responsable pôle recrutement

Mail:  hirondeau@emse.fr
Tel. : + 33 (0)4 77 42 01 03