Assistante-Assistant de gestion administratif en CDI

Job description

Télécom SudParis

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris et Télécom Paris.

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.


Missions

En étroite collaboration avec les chargées de gestion des départements concernés :

Pour le département RST (80%) :

- Assurer le secrétariat et l’animation du département RST

- Gérer les activités administratives liées à l’enseignement et à la recherche du département RST

Pour les départements RS2M et INF (20%) :

- Contribuer à la gestion administrative des dossiers des vacataires des départements RS2M et INF

- Contribuer à la gestion administrative des dossiers de non permanents du département RS2M (doctorants, CDD, stagiaires, …)


Activités

1 - Secrétariat et animation du département RST

- Assurer l’organisation interne du département RST : réunions, rendez-vous individuels, plannings, courriers, etc.…

- Rédiger les comptes rendus des réunions de département RST

- Accueillir les interlocuteurs internes et externes du département RST

- Recevoir les appels destinés au Directeur du département, orienter et informer les interlocuteurs du département RST

- Réceptionner le courrier, les notes, les messages destinés au Directeur du département RST

- Organiser les déplacements des personnels du département en France et à l’étranger dans le cadre des missions (commande des billets de train ou d’avion, préparation des ordres de mission, traitement des frais de mission et des demandes de remboursement) du département RST

- Ponctuellement, assister les enseignants-chercheurs dans l’organisation administrative et logistique de colloques, séminaires, réunions, etc.… du département RST

- Veiller à la qualité de la logistique mise à disposition des personnels du département RST

2 - Gestion administrative des moyens d’enseignement et de recherche du département RST

- Assurer la gestion des vacataires du département : gérer la procédure d’engagement des vacataires (hors budget) du département RST

- Assurer la gestion administrative des CDD, doctorants, stagiaires, sabbatiques du département RST

- Gérer les dossiers de chercheurs invités du département RST

- Gérer les locaux du département RST

- Collaborer au processus de commande du département RST : préparations des engagements juridiques, transmission des bons de commande aux fournisseurs, contrôle des livraisons, traitement des services faits

3 - Gestion administrative des vacataires des départements RS2M et INF :

- Etablir la lettre d’engagement et effectuer les démarches de validation auprès des directeurs

- Préparer et envoyer les dossiers aux vacataires (lettre d’engagement signée, planning prévisionnel à signer, fiche de renseignements pour l’année scolaire en cours, liste des pièces à fournir)

- Saisir, vérifier et mettre à jour les informations dans le SI « annuaire vacataires »

- Vérifier la réception des dossiers, effectuer les relances nécessaires et assurer le lien avec le service RH

- Accueillir les vacataires

4 - Gestion administrative des dossiers des non-permanents du département RS2M

En accord avec la chargée de gestion des départements concernés, assurer tout ou partie des activités suivantes :

- Assurer le lien avec les personnes pour la constitution de leur dossier dès réception de l’étude de rémunération transmise par la chargée de gestion

- Demander l’autorisation défense auprès de la RH dès réception du sujet

- Etablir la convention si nécessaire (stagiaires et chercheurs invités)

- Assurer la saisie du dossier dans l’application pré-enregistrement à partir des données transmises par la chargée de gestion (nom de l’encadrant, nom du projet, code analytique et dates début/fin du contrat)

- Imprimer le dossier et le transmettre à la chargée de gestion pour signature de l’encadrant et du directeur de département

- Transmettre aux personnes la procédure d’accueil et assurer éventuellement l’accompagnement

Job requirements

Formation

  • Bac + 2
  • Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

  • Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur, courrier électronique …
  • Connaissance des règles de gestion budgétaire
  • Connaissances de base de la gestion publique (marchés, suivi budgétaire)
  • Pratique de l’anglais en contexte administratif et de secrétariat

Capacités et aptitudes

  • Rigueur
  • Discrétion et confidentialité
  • Autonomie, sens de l’organisation et esprit d’initiative
  • Qualités relationnelles
  • Travail d’équipe

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 27 mai 2022
  • Nature du contrat : CDI
  • Catégorie et métier du poste: III - M, Assistant de direction ou B (fonction publique)
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels