CDD - Gestionnaire de scolarité Master (70%) et Graduate School (30%) (F/H)

Job description

Télécom SudParis

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris et Télécom Paris.

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.


Missions

- Organiser la formation des programmes de Master

- Gérer la Scolarité des programmes de Master (DNM dont TSP est référent)

- Gérer les candidatures et les inscriptions (DNM) dans le cadre de la Graduate School d’IP Paris

- Soutenir la Scolarité de la Formation Ingénieur sous Statut Étudiant (FISE) sur le campus de Palaiseau

- Accueillir et Informer les étudiants de TSP à Palaiseau


Activités

1- Organisation de la Formation

- Saisir et mettre à jour les catalogues des cours dans les 2 SI Elèves

- En liaison avec les enseignants-chercheurs, définir la programmation des cours pour l’année à venir, établir et diffuser les emplois du temps (diffuser aux enseignants, les mettre sur les SI Élèves, assurer les mises à jour...)

- S’assurer de la réservation des salles, laboratoires, amphis

- Vérifier l’actualisation des fiches programme dans le SI Elèves et effectuer les relances nécessaires


2- Gestion et suivi de la scolarité des programmes DNM

- Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants dans les deux SI Elèves

- Assurer la maintenance des listes d’étudiants et leur diffusion

- Participer à l’édition et au suivi de documents administratifs : attestations, certificats…

- Veiller au retour des notes, effectuer les relances nécessaires

- Gérer la saisie des notes

- Assurer le suivi et la mise à jour des informations sur les applications de gestion de la scolarité : gestion des notes, gestion des évaluations de formation…

- Suivre les contrats de Formation des PhD tracks (IP Paris)

- Participer à l’élaboration de statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité

- Saisir la liste des diplômés dans le SI IP Paris suite aux jurys finaux (DNM ont TSP est référent)


3- Gestion des candidatures et des inscriptions

- Au sein de la Graduate School d’IP Paris, assurer la gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiants de masters (DNM IP Paris)

- Gérer le tableau de bord des étudiants inscrits dans les différents programmes DNM (pour les DNM dont TSP est référent)

- Editer et distribuer les cartes d’étudiants (l’impression se fait obligatoirement à Evry à l’heure actuelle)


4- Soutien à la Scolarité de la FISE

- Aider à la réservation des salles sur le site de Palaiseau

- Orienter les étudiants vers les bons interlocuteurs pour les questions sociales, internationales…


5- Accueil et Information

- Participer à la préparation des rentrées scolaires et aux accueils des étudiants sur le site de Palaiseau

- Informer les étudiants sur leurs questions de scolarité


Spécificités :

Les horaires de travail seront liés à ceux de TELECOM SudParis et pourront être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité (contrôles de connaissances à partir de 7h30) et des préparations des Jurys des études et des comités de l’enseignement.

Des déplacements ponctuels sur Evry sont à prévoir


Job requirements

Formation

      - Bac +2

    - Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans

    - Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

    - Connaissance des règles et procédures dans le domaine social et formation

    - Compétences rédactionnelles pour l’élaboration des rapports et comptes rendus

    - Connaissances en bureautique : traitement de textes, tableurs et présentations

    - Expérience dans la gestion des élèves

    - Pratique de l’Anglais

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

    - Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur

Capacités et aptitudes

    - Aptitude à prendre des initiatives pour répondre aux besoins d’un public varié

    - Aisance relationnelle pour informer, conseiller, détecter les situations individuelles sensibles et en référer au responsable du service

    - Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs internes

    - Autonomie

    - Rigueur et sens de l’organisation

    - Travail d’équipe

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 15/07/2022
  • Nature du contrat : CDD en remplacement d'un congé maternité pour 5 mois à compter du 01/09/22 et possibilité de renouvellement pour 3 ans en vue d'une vacance de poste
  • Catégorie et métier du poste : III-L Technicien Administratif et de gestion ou catégorie B (fonction publique)
  • Catégories ou métiers des agents pouvant postuler : III – K/L/M
    Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels
  • Conditions de travail : choix entre 2 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, association du personnel et association sportive