Assistant Assistante Promotion et Gestion en CDI

Job description

IMT BS

Présentation de l'Ecole :

Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 

Missions

- Assister l’équipe marketing dans la gestion des actions de promotion de l’école et des programmes de formation initiale (Bachelor, Programme Grande Ecole) dans les lycées et autres établissements scolaires cibles en France

- Assurer le secrétariat administratif du département


Activités

1- Assistanat de promotion :

En lien opérationnel étroit et quotidien avec les responsables de la promotion des programmes de formation initiale (Bachelor et Programme Grande Ecole, toutes voies d’accès) en France :

  • Organisation et suivi commercial des actions de promotion terrain des étudiants :

- Prospecter : qualifier et relancer les établissements afin de faire participer l’école à leur forum d’orientation et proposer des présentations en classe ou en amphi

- Organiser des déplacements des étudiants (chargés de se déplacer dans les établissements pour présenter l’école et leur programme) : sélection des étudiants selon le profil, réservation du transport et du logement, préparation des packs de promotion

- Aider à la formation des étudiants ambassadeurs

- Suivre et analyser les actions de terrains menées

  • Participation à la promotion de l’école :

- Aider à la promotion terrain de l’école : participation à certains salons et forums

- Aider à l’organisation et à la gestion de l’accueil des candidats lors des concours

- Aider à l’organisation d’évènements de promotion : journée portes ouvertes, journée d’immersion, événements prescripteurs, …

  • Qualification des prospects et Reporting :

- Répondre aux demandes d’information sur les programmes par mail et par téléphone

- Développer et alimenter le CRM quotidiennement : gestion des imports, qualification, …

- Effectuer un reporting : statistiques, tableaux de bord, bilans et analyses

  • Gestion des supports marketing :

- Suivre des stocks des outils marketing : brochures, fiches, kakémono, goodies, …


2- Assistanat de gestion :

En lien opérationnel étroit avec la Direction des Affaires Financières, notamment :

  • Administration du budget de la Direction du Développement et de la Valorisation

- Gérer les devis, les commandes (demandes d’achat), les recettes (traitement des services faits) et tenir à jour le tableau de suivi budgétaire

  • Secrétariat et animation de la Direction

- Organiser les déplacements des personnels de la Direction en France et à l’étranger dans le cadre des missions : commandes des billets de train ou d’avion, préparation des ordres de mission, traitement des frais de mission et des demandes de remboursement)

- Organiser des réunions, certains rendez-vous individuels ou événements de la Direction

- Gérer le courrier et les fournitures

- Recevoir les appels destinés à la Directrice de la DDV, orienter et informer les interlocuteurs

Job requirements

Formation

  • Bac+2
  • Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

  • Maitrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Power Point
  • Connaissance des règles de gestion budgétaire. Une connaissance de la gestion publique sera appréciée (marchés, suivi budgétaire)
  • Pratique de l’anglais en contexte administratif et de secrétariat
Capacités et aptitudes
  • Qualités relationnelles, goût pour le collectif
  • Orientation résultat
  • Esprit d’initiative
  • Rigueur, organisation, fiabilité
  • Discrétion et confidentialité

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 21 juin 2022
  • Nature du contrat : CDI
  • Catégorie et métier du poste: III-M, Assistant relations extérieures et communication (non-cadre) ou B (fonction publique)
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels
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