Assistant ou Assistante de la Direction du Budget et des Finances, et de l’Agence Comptable Principale_ CDD de droit public de 12 mois

Job description

ENVIRONNEMENT DU POSTE


L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention.

L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.

La Direction générale de l’IMT est chargée de l'orientation stratégique de cet ensemble de 3.200 agents et de la coordination du fonctionnement inter-écoles.

Ce poste est positionné auprès du Directeur du Budget et des Finances (DBF), ainsi qu’auprès de l’Agent Comptable Principale (ACP), directions assurant le pilotage de la gestion budgétaire et comptable de l’IMT.

En lien avec le DBF et l’ACP, il/elle assure leur assistanat, ainsi que celui des directions dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, et la préparation des échéances annuelles majeures (Conseils d’Administration, échéances budgétaires et comptables, entretiens annuels, …). En outre, il/elle assure la gestion financière relative au fonctionnement interne des services.


MISSIONS


Sous le rattachement hiérarchique du Directeur du Budget et des Finances et de l’Agent Comptable Principal, les missions associées à ce poste se décomposent selon deux axes prioritaires :

  • Assurer les missions de secrétariat et d’assistanat pour la Direction du Budget et des Finances, ainsi que l’Agence Comptable Principale ;
  • Assurer les missions d’assistanat pour les collaborateurs du DBF et de l’ACP ;
  • Assurer la gestion du budget de l’ACP et des commandes réalisées par l’ACP et la DBF dans le cadre de leur fonctionnement interne.


ACTIVITÉS PRINCIPALES


3.1. Assurer les missions de secrétariat et d’assistanat du DBF et de l’ACP :

  • Assure la planification et l’organisation matérielle des rendez-vous, des réunions internes et externes et de tous les évènements liés à l’activité du DBF et de l’ACP (gestion des agendas du DBF et de l’ACP, agenda des participants aux réunions, réservation de salles et de moyens, réservation des éléments associés aux missions (Outil du voyagiste, …) et des documents nécessaires aux remboursements des frais de missions) ;
  • Assure l’assistance du DBF et de l’ACP dans la gestion opérationnelle des deux directions (courrier, accueil physique et téléphonique, transmission des parapheurs, mise en forme de courriers et notes, …) ;
  • Assure le relais du DBF et de l’ACP dans la communication interne, et auprès de toutes les écoles et des services de la Direction générale, et ce notamment dans le cadre de l’organisation des Conseils d’Administration ;
  • Gère pour l’ACP et la DBF le suivi des délibérations du conseil d’administration de l’IMT ;
  • Suit et assure l’archivage électronique des délégations de signatures ;
  • Prend en charge différentes tâches déléguées en autonomie, sous la responsabilité du DBF et de l’ACP (classement et archivage des documents, …).

3.2 Assurer les missions d’assistanat des collaborateurs du DBF et de l’ACP :

  • Organise des projets transversaux au service : déménagement ou travaux, gestion du matériel mis à disposition des agents du service, … ;
  • Assure la planification et l’organisation des rendez-vous et des réunions internes et externes pour les collaborateurs des deux directions ;
  • Assure le relais des services dans la communication interne, et auprès de toutes les écoles et des services de la Direction générale (confection de documents types word pour communication internes et externes, mise en forme de courriers et notes, …).

3.3 Assurer la gestion administrative de l’activité DBF et ACP :

  • Assure la gestion administrative (suivi budgétaire / devis / commande / facture) des différentes tâches relevant de la DBF et de l’ACP. La volumétrie associée à cette tâche est très faible (25 commandes/an)

Job requirements

FORMATION ET COMPÉTENCES


Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent, ou
  • Diplôme Bac ou équivalent avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans, ou
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Qualité d’expression écrite et orale ;
  • Compétences informatiques et bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations, web, outils collaboratifs, imprimante multifonctions…) ;
  • Connaissance de base en gestion.

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

  • Connaissance de l’environnement enseignement supérieur et recherche, et de l’organisation du secteur public en général.

Capacités et aptitudes :

  • Discrétion et sens absolu de la confidentialité ;
  • Rigueur et autonomie ;
  • Qualités relationnelles en interne et vis-à-vis de l’extérieur ;
  • Esprit d’initiative et pragmatisme ;
  • Curiosité et intelligence des situations ;
  • Sens des priorités ;
  • Goût pour le travail en équipe.


INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

  • Contrat: CDD de droit public de 12 mois
  • Localisation : INSTITUT MINES TELECOM, 19 Place Marguerite Perey, 91120 PALAISEAU
  • Entité/ Service : DG / Direction du Budget et des Finances / Agence comptable principale
  • Poste du supérieur hiérarchique : Directeur du budget et des finances / Agente comptable principal
  • L’IMT dispose d’un accord sur le télétravail et un mode de fonctionnement hybride est possible
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de

    handicap

  • Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Pour tout renseignement : 
    • Madame Vanessa GANCEL Responsable du recrutement et développement RH: 01 75 31 41 22 – vanessa.gancel@imt.fr
  • Informations à usage interne:
    • Catégorie –métier du poste : III.M
    • Catégorie des agents pouvant postuler : III- J1, J2, K, L, M
  • Date limite de candidature: 19/02/2023