Assistant-Assistante administratif de la Direction des Formations en CDD 3 ans

Job description

Télécom SudParis

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris et Télécom Paris.

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.


Missions


- Assurer le soutien administratif de la Direction des Formations (adjoints/chargés de missions et services de la Direction)

- Gérer l’inscription administrative des étudiants de la FISE et des Mastères Spécialisés


Activités


1. Assurer le soutien administratif de la Direction des Formations (adjoints/chargés de missions et services de la Direction) :

- Gérer des missions des différents pôles et services de la Direction des Formations (et du Directeur en l'absence de l'assistante de direction)

- Organiser les déplacements/missions réalisés à la demande de la Direction des Formations ou des services (y compris professeurs, étudiants, …) en France ou à l’étranger en prenant attache auprès des différents acteurs concernés (agence de voyages, hôtels, correspondants, ...)

- Préparer les missions des étudiants en déplacement dans le cadre d’activités décidées par l’école (participation à des salons, projet Gate …)

- Etablir et enregistrer les demandes d'achat et suivre les commandes pour la Direction des Formations

- Gérer les dossiers vacataires pour la Direction des Formations : gestion de chaque dossier administratif des vacataires par année scolaire, envoi des plannings à la contrôleuse de gestion et suivi des dossiers et des paiements avec la RH

- Mettre à jour le tableau du suivi sur le serveur DFE

2. Gérer l’inscription administrative des étudiants de la FISE et des Mastères Spécialisés :

- Effectuer la gestion (saisie, vérification, relance) des dossiers d’inscription et réinscription de la FISE et des Mastères spécialisés dans le système d’information

- Suivre les paiements des droits de scolarité en lien avec l’agence comptable. Éditer les décisions de remboursements le cas échéant

- Vérifier les attestations demandées lors de l’inscription (CVEC, …)

- Établir et remettre aux étudiants les cartes d’étudiants, certificats de scolarité

- Gérer et contrôler la comptabilité journalière

- Etre l’interface entre la DISI et la scolarité FISE pour l’ouverture de l’application des inscriptions en ligne, son paramétrage puis est l’interface entre la DISI et les étudiants en cas de problèmes d’inscription (compte informatique, carte d’étudiant)

- Pour le service « Formations professionnelles », analyser et traiter les dossiers d’inscription pour les Mastères Spécialisés, rédiger les diverses attestations, générer les liens de paiement pour les frais de scolarité

- Assurer la communication/transmission d’informations avec les candidats, les responsables pédagogiques des programmes et la responsable des formations professionnelles


SPECIFICITES :

Les horaires de travail sont liés à ceux de Télécom SudParis et peuvent être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité et des préparations aux jurys des études.

Certaines participations à des forums et salons peuvent être demandées de façon exceptionnelle le samedi ou dimanche.

Job requirements

Formation

  • Diplôme Bac + 2
  • Diplôme Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

  • Expérience dans un environnement opérationnel école
  • Aisance rédactionnelle
  • Connaissance des outils de bureautique (traitement texte, tableur, présentations, ...), utilisation du courrier électronique, d’internet et de l’intranet
  • Compétences en gestion budgétaire

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

  • Une maîtrise scolaire de l'anglais serait appréciée (niveau B2)
  • Certification PIX ou équivalent

Capacités et aptitudes

  • Aisance relationnelle et qualités d’écoute, de dialogue, de communication avec des populations diverses (enseignants-chercheurs, étudiants, assistantes, invités extérieurs, ...)
  • Discrétion
  • Rigueur, organisation
  • Esprit d’équipe, bienveillance
  • Sens du service

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 13 juin 2022
  • Nature du contrat : CDD de 3 ans
  • Catégorie et métier du poste: III - M, Assistant de direction (non-cadre) ou B (fonction publique)
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert également aux contractuels de la fonction publique