Assistant-Assistante administratif et pédagogique en CDD 2 ans

Job description

IMT BS

Présentation de l'Ecole :

Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 


Missions


- En relation avec les responsables des programmes concernés, participer à la gestion administrative des programmes à sa charge et au suivi des étudiants

- Assurer la liaison avec les intervenants extérieurs

- Assurer la gestion budgétaire des programmes

- En liaison avec la Délégation Générale de l’école et les départements, assurer la gestion budgétaire des Projets Pédagogiques en Partenariat (PPP)

- Organiser les ateliers et les événements liés aux programmes à sa charge


Activités


1 / Gestion administrative des programmes :

- Assurer le secrétariat (appels téléphoniques, répondre aux mails, planifier les rendez-vous et les réunions, effectuer les rappels, archiver les documents, accueillir)

- Assister les directions de programmes, enseignants et les personnels travaillant sur les programmes

- Assister aux réunions, prendre des notes, rédiger des rapports et des lettres

- Organiser les réunions d'équipe et des conférences téléphoniques / vidéoconférences, y compris la préparation et la distribution des documents et la fourniture des dispositifs techniques nécessaires

- Vérifier l’équipement (connexions si cours en ligne, wifi…) en lien avec les appariteurs

- Contribuer à l'organisation des jurys des études pour les programmes concernés

- Etre garant du suivi de l’étudiant : s'assurer que l'étudiant a bien une note dans chaque module, assurer l'organisation du CF2 en lien avec l'intervenant, alerter la scolarité en cas de difficultés sur les notes et la future diplomation, relancer les intervenants pour la transmissions des notes...

2/ Assurer la liaison avec les intervenants extérieurs pour les programmes à sa charge :

- Constituer les dossiers administratifs des intervenants

- Planifier les interventions dans le SI étudiants et effectuer les modifications, en lien avec le service scolarité

- Vérifier et valider les services faits

- Informer l’intervenant de son planning et des conditions de son intervention et gérer les éventuelles modifications, en lien avec le service scolarité

- Assurer l’accueil des intervenants, en liaison avec les appariteurs

- Assurer la collecte des sujets et des copies d’examen dans le respect des procédures AoL en vigueur

- Collecter les notes et les transmettre aux chargées de scolarité en temps voulu

3 / Gestion budgétaire des programmes :

- En liaison avec l’assistante de gestion du département, participer à la gestion du budget des frais de fonctionnement et des personnels (honoraires, vacations) intervenant sur les programmes

- Aider à la gestion des budgets pour les événements récurrents ou spéciaux

- Organiser les déplacements liés aux programmes et gère les dépenses associées

- Gérer les dépenses de sous-traitance associées aux programmes

4 / Gestion budgétaire des Projets Pédagogiques en Partenariat (PPP) des 4 départements de l’école :

En liaison avec la Délégation Générale, et en coordination avec les autres assistantes pédagogiques :

- Gérer les parties administratives et financières des projets pédagogiques (PPP) de l’école

- Suivre les budgets liés aux PPP

- Intégrer et enregistrer les dépenses liées aux PPP

5/ Organisation d’ateliers et d’événements liés aux programmes :

- Aider à la planification et à la supervision d'événements spéciaux

- Assurer la liaison avec les membres d'autres organisations hôtes pour coordonner les dispositions logistiques pour les ateliers qui ont lieu dans différentes régions ou pays

- En lien avec les équipes DDV, coordonner et diffuser les supports (digitaux, papiers, affiches…) pour les étudiants et les intervenants) pour les événements pédagogiques

Le cas échéant, être amené à travailler en collaboration avec d'autres assistantes administratives ou pédagogiques de l'école dans le cadre de la gestion d'un programme

Job requirements

Formation

  • Diplôme Bac + 2/3
  • Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4ans
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

  • Maîtrise du Pack office : Word, Excel et Power Point
  • Bonne pratique de la prise de notes et de la rédaction de rapports et de compte rendus
  • Compétences organisationnelles
  • Compétences en communication
  • Maîtrise de l'anglais et du français à l’écrit et à l'oral
  • Expérience en gestion budgétaire

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

  • Connaissance de la comptabilité et des règles de gestion

  • Utilisation de SI Etudiant, AER, SIREPA, BO, GFD, MOL, EASYRECRUE, MOODLE

Capacités et aptitudes

  • Aisance relationnelle
  • Réactivité, dynamisme
  • Capacité à travailler en équipe
  • Rigueur
  • Autonomie

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 20 août 2022
  • Nature du contrat : CDD 2 ans renouvelalble
  • Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)
  • Catégorie et métier du poste (interne): III-L, Technicien administratif et de gestion
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux contractuels de la fonction publique
  • Conditions de travail : choix entre 2 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive