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Assistante et gestionnaire administrative et financière ou Assistant et gestionnaire administratif et financier – CDD 12 mois, potentiellement renouvelable

Sur site
  • Saint-Etienne, Auvergne-Rhône-Alpes, France
Gestion comptabilité-finances

Description de l'offre d'emploi

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

L’Institut Mines-Télécom est le 1er groupe public de Grandes Écoles d’ingénieur.e.s et de management de France. Constitué de huit Grandes Écoles publiques et de deux écoles filiales, l’Institut Mines-Télécom anime et développe un riche écosystème d’écoles partenaires, de partenaires économiques, académiques et institutionnels, acteurs de la formation, de la recherche et du développement économique.

Mines Saint-Étienne, Ecole de l'Institut Mines-Télécom, est chargée de missions de formation, recherche, innovation, transfert industriel et culture scientifique. Avec 2 500 élèves, 500 personnels, et un budget de 50 M€, elle rayonne sur 3 campus dédiés à l’industrie des futurs, à la santé et au bien-être et à la souveraineté numérique et microélectronique. Elle est classée dans le top 15 des Ecoles d’ingénieurs Françaises et dans le Top 500 des Universités mondiales.

La stratégie 2023-2027 de Mines Saint-Etienne s’inscrit dans celle de l’Institut Mines Telecom. Elle a pour ambition :

  • · D’accompagner les transitions écologique, numérique, et générationnelle et d’en former les acteurs
  • De soutenir la souveraineté nationale et européenne en microélectronique et numérique

Pour compléter ses équipes, elle recrute une ou un Assistante.e et gestionnaire administratif.ve et financier.e.

DESCRIPTION DU POSTE :

  • Le centre « Sciences des Processus Industriels et Naturels » est un centre de recherche, d’enseignement et de transfert technologique reconnu pour son expertise en Génie des Procédés appliqué aux solides divisés (grains, particules, poudres, sols, minerais) au service de l’innovation pour les entreprises industrielles confrontées à la transition numérique et environnementale.
    Il regroupe 75 personnes (21 enseignants chercheurs, 20 ingénieurs techniciens et administratifs, 34 doctorants, post-doctorants et stagiaires).
  • Le Centre Ingénierie et Santé est, depuis sa création en 2004, représentatif de la capacité de Mines Saint-Etienne à se positionner avec un leadership sur les thématiques innovantes portant sur l'ingénierie des surfaces et des tissus biologiques, l'Ingénierie des systèmes de soins et des services de santé, l'activité biologique des particules inhalées et les biomatériaux.
    Il regroupe 90 personnes (20 enseignants chercheurs, 20 ingénieurs, techniciens et administratifs, 50 doctorants, post doctorants et stagiaires).

La personne recrutée devra s’intégrer dans l’équipe administrative de chaque centre.

  • Elle travaillera au sein du Pôle administratif et financier du centre « Sciences des Processus Industriels et Naturels », composé de 4 personnes (1 responsable administrative et financière, 3 assistantes).
    Le pôle assure la gestion administrative et financière du centre et accompagne les chercheurs dans le montage et le suivi de leurs projets de recherche (1.8 M€ de budget, 50 contrats actifs par an).
    Dans ce cadre, le pôle recrute un.e gestionnaire administratif.ve pour venir en renfort de sa responsable administrative et financière.
    Elle ou il sera principalement affecté.e au suivi administratif des projets et contrats et au suivi budgétaire du centre. Elle ou il participera également au pôle contrat commun aux centres « Sciences des Processus Industriels et Naturels » et « Sciences de matériaux et structures ». La personne recrutée sera formée aux outils et processus administratifs en vigueur dès son arrivée.
  • Au sein du Centre Ingénierie et Santé, la personne recrutée intègrera le pôle administratif et financier composé de 4 personnes (1 responsable administrative et financière et 3 assistantes).
    Le pôle assure la gestion administrative et financière du centre et vient en support aux chercheurs dans le cadre de leurs différents projets. L’assistant.e administratif.ve recruté.e sera en charge en particulier du projet européen Juven Twin. En relation étroite avec l’enseignant chercheur responsable, la personne recrutée aura pour mission la gestion administrative et financière du projet européen JuvenTwin pour lequel elle exercera des missions variées nécessitant une grande polyvalence. Elle devra ainsi assurer les activités de secrétariat et l’assistance administrative et financière aux acteurs du projet. Elle s’occupera aussi des actions de communication du projet (site internet, rédaction d’une newletter, organisation de séminaires).

Sous la responsabilité des responsables administratives et financières, vous aurez comme principales missions de :

1. Suivi administratif des projets et des contrats :

  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative des contrats
  • Alimenter et analyse des indicateurs de pilotage
  • Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers

2. Gestion du centre dans le suivi budgétaire :

  • Aider à la préparation du budget
  • Participer au suivi de l’exécution des budgets (investissements, fonctionnement, personnel non permanent, etc.)
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
  • Aider à la préparation des dossiers d’évaluation

3. Assistance projet européen :

  • Prendre en charge des commandes et déplacements
  • Suivre le projet d’un point de vue administratif et financier
  • Aider à l’établissement des justificatifs auprès du financeur
  • Gérer le site internet du projet (formation possible)

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Etienne.

Le poste est basé sur le campus de Saint-Étienne.

Pré-requis du poste

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes dans l’une des situations suivantes :

  • Diplôme BAC +2 ou équivalent ;
  • Diplôme BAC ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans ;
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans ;
  • ·Junior accepté : oui

Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes :

  • Maîtrise affirmée des outils bureautiques et notamment d’Excel
  • Connaissance en gestion administrative et financière
  • Savoir utiliser les logiciels spécifiques
  • Savoir collecter et contrôler les pièces administratives
  • Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Mettre en place les règles et les procédures
  • Savoir respecter les échéances
  • Mettre en pratique les compétences linguistiques et de communication nécessaires à l’accueil du public étranger : être capable d’échanger oralement, au téléphone et par mail (anglais de niveau B2)
  • Une éventuelle première expérience dans un projet européen sera appréciée avec intérêt

Vous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes :

  • Avoir le sens du travail en équipe
  • Avoir le sens du relationnel
  • Rigueur, fiabilité, et assiduité
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie
  • Capacités d’adaptation
  • Savoir gérer les priorités
  • Discrétion
  • Savoir interagir avec différents interlocuteurs
  • Avoir une démarche proactive et d’anticipation
  • Sens de l’initiative et force de proposition
  • Savoir rendre compte

POURQUOI NOUS REJOINDRE :

L’Institut Mines-Telecom se caractérise par :
https://www.youtube.com/watch?v=m39m6hdNC48

  • Un environnement scientifique d’excellence
  • Un groupe présentant des entités sur l’ensemble du territoire français

Mines Saint-Etienne se distingue par :

  • Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d’environnement (fonctions support et soutien) élevé
  • Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan
  • Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels
  • 25% d’étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST
  • Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle – La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50 000 visiteurs par an)
  • Un cadre agréable/ accessibilité en transport ou proche des axes routiers
  • Des frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75% (sous conditions)
  • Un forfait mobilité durable
  • Un foyer du personnel (activités sportives, culturelles, avantages CE sur des loisirs et temps de convivialité)
  • La possibilité de télétravail partiel
  • 46 jours de congés et RTT (pour un non cadre sur un temps plein classique à 38h30)

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

Conditions de recrutement :

  • CDD de droit public d’une durée de 12 mois
  • Prise de fonction souhaitée : 01/09/2024
  • Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom
  • Temps plein
  • Poste basé à Saint-Étienne (SPIN) et Saint Priest-en-Jarez (CIS)
  • A usage interne :
    > Catégorie III – Métier L – Technicien administratif et de gestion selon le Cadre de Gestion

Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.

Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles.
Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative.


Modalités de candidatures :

Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE au plus tard le 07/07/2024 :

https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistante-et-gestionnaire-administrative-et-financiere-ou-assistant-et-gestionnaire-administratif-et-financier-cdd-12-mois-potentiellement-renouvelable-2


Les candidats retenus après examen de leur dossier de candidature seront reçus en entretiens le 12/07/2024 matin.

Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures.


En savoir plus :

Pour tous renseignements sur le poste, s’adresser à :

> Christine VENDEVILLE – Responsable administratif et financier SPIN
Mail : vendeville@emse.fr
Tel. : +33 (0)4 77 42 02 11

> Françoise BRESSON – Responsable administrative et financière CIS
Mail : bresson@emse.fr
Tel. : +33 (0)4 77 42 02 57


Pour tous renseignements administratifs, s’adresser à :

> Charlotte MOGIER – Gestionnaire RH

Mail : charlotte.mogier@emse.fr  

Tel. : + 33 (0)4 77 42 01 18

   

Liens utiles :

https://www.mines-stetienne.fr/

https://www.imt.fr/

https://www.youtube.com/watch?v=QUeuC5iQiN0

La protection de vos données :

https://www.mines-stetienne.fr/wp-content/uploads/2018/12/Informations-des-candidats-sur-les-traitements-de-donn%C3%A9es-personnelles.pdf

ou