Chargée ou Chargé de l’amélioration continue des process_CDD de droit public de 18 mois

Job description

ENVIRONNEMENT DU POSTE


L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention.

L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.

La Direction générale (DG) de l’IMT est chargée de l'orientation stratégique de cet ensemble de 3200 agents et de la coordination du fonctionnement inter-écoles.


MISSIONS


Les missions de ce poste s’inscrivent dans la continuité du diagnostic des processus internes de la Direction générale, réalisé par un cabinet externe au printemps 2021.

Le chargé ou la chargée de l’amélioration continue des process de la Direction Générale, sera sous la responsabilité de la Secrétaire générale de la DG et travaillera étroitement avec l’ensemble des Directions de la DG.

Ses missions consisteront à :

  • Structurer et clarifier les processus de la DG, en articulation avec les écoles ;
  • Animer et accompagner les équipes de la Direction Générale dans la mise au point et les évolutions des processus et des modes opératoires à mettre en place, en articulation avec les écoles ;
  • Définir les conditions et modalités de mise en place d’une démarche d’amélioration continue et de transformation plus globale;
  • Assurer une veille interne et externe.


ACTIVITÉS PRINCIPALES


1. Structurer et clarifier les processus de la DG, en articulation avec les écoles :

  • Mène un état des lieux et une analyse des procédures et processus actuels de travail au sein de la DG, avec les collaborateurs ;
  • Complète par un travail en mode projet et en co construction les processus écrits existants dans la continuité des travaux diagnostics menés par le cabinet (animation de groupes, de séminaires, d’ateliers, etc.) ;
  • Pilote la mise en place, l’animation et la coordination de certains chantiers d’évolution des modalités de travail au sein de la DG ;
  • Développe le travail collaboratif au travers de techniques d’animation permettant de favoriser l’intelligence collective et la co-construction ;
  • Elabore et met en place des outils de pilotage et de restitution de l’avancée des projets ;
  • Conçoit les outils nécessaires aux différents acteurs du changement (outils de reporting, questions/réponses, bases de connaissances, notes d’informations, foires aux questions, etc.) ;

2. Animer et accompagner les équipes de la Direction Générale dans les évolutions des processus et des modes opératoires à mettre en place en articulation avec les écoles:

  • Anime un réseau de correspondants ;
  • Identifie dans les écoles les pratiques et modalités d’organisation du travail misent en place ;
  • Appuie et Conseille les différentes Directions de la DG dans la définition et la mise en œuvre des process en relation avec les écoles ;
  • Identifie les principales pistes d’amélioration nécessaires et les projets d’évolution nécessaires et identifie et quantifie les moyens budgétaires et humains utiles à la réussite de ces projets.

3. Définir les conditions et modalités de mise en place d’une démarche d’amélioration continue du groupe :


  • Propose les conditions et modalités de mise en place d’une démarche d’amélioration continue à partir des travaux réalisés mentionnés ci-dessus ;
  • Propose les actions prioritaires à mener dans une telle démarche.

4. Assurer une lisibilité interne et externe des process et du dispositif d’amélioration:

  • Alimente régulièrement les rubriques de communication interne ;
  • S’assure de la mise en place des remontées d’information nécessaires ;
  • En externe clarifier des points d’entrée pour les différents process et en assurer la lisibilité.

Pour mener à bien l’ensemble de ces activités, la direction générale mettra en place un groupe projet interne à la DG puis avec les écoles.

Job requirements

FORMATION ET COMPÉTENCES


Niveau de formation ou expérience minimum requis :

  • Diplôme Bac + 5 ou équivalent
  • Diplôme Bac + 4 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Diplôme Bac + 3 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 6 ans
  • Diplôme Bac + 2 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 10 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

  • Maîtrise des méthodes et techniques actuelles d’accompagnement collectif au changement ;
  • Maîtrise des méthodes et techniques actuelles de conduite de projets ;
  • Maîtrise des principes et outils du lean management (amélioration des processus) ;
  • Maîtrise des méthodes et techniques actuelles d’animation collective ;
  • Connaissance générale des techniques de gestion de l’information et communication ;
  • Connaissance si possible du domaine de l’Enseignement supérieur et de la recherche ;
  • Capacité à concevoir des dispositifs d’accompagnement en réponse à un besoin ;
  • Capacité à identifier les enjeux et mutualiser les bonnes pratiques.

Capacités et aptitudes :

  • Capacité d’analyse et de synthèse ;
  • Sens de l’organisation et de la méthode ;
  • Qualité rédactionnelle et de formalisation méthodologique ;
  • Capacité d’écoute, d’animation et de communication ;
  • Excellent relationnel et pédagogie ;
  • Capacité à travailler en réseau et en équipe ;
  • Sens absolu de la confidentialité ;
  • Forte capacité d’adaptation aux interlocuteurs.


INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES


  • Contrat : CDD de droit public de 18 mois
  • Localisation : Institut Mines-Télécom, 19 Place Marguerite Perey - 91120 PALAISEAU
  • Entité/Service : Direction Générale des Services
  • Poste du supérieur hiérarchique : Secrétaire Générale
  • L’IMT dispose d’un accord sur le télétravail et un mode de fonctionnement hybride est possible
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Informations à usage interne : Catégorie-métier de référence: II-G; Catégorie des agents pouvant postuler: II-métiers C à I + R ou fonctionnaires de catégorie A
  • Pour tout renseignement :
    •  Madame Vanessa GANCEL, Responsable du recrutement et du développement RH: 01 75 31 41 22 - vanessa.gancel@imt.fr
  • Date limite de candidature: 14/10/2022