Gestionnaire de la scolarité pour les enseignements de langues et sciences humaines - CDD 1 an

Job description

IMT BS

Présentation de l'Ecole :

Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 


Missions

- Organiser et assurer le suivi de la scolarité en langues et sciences humaines pour la formation initiale et la formation continue pour les différents programmes et filières d’Institut Mines-Télécom Business School et Télécom SudParis/ENSIIE (PGE, Bachelors, English Track, Apprentis, Double-Diplômes, Masters, Mastères, Doctorants, cours pour le personnel, etc.)

- Assister les coordonnateurs des enseignements du département LSH dans la gestion administrative des activités liées à l’organisation des cours

Activités


1 – Planification des cours de langues et sciences humaines pour chaque filière de la formation initiale et la formation continue

  • Suivre la mise à jour des catalogues pour chaque cours et y contribuer (1 catalogue par matière : LV1 – LV2 – LV3 – SH)
  • Planifier les cours dans le Système d'information (titre et salle de cours, professeurs, étudiants), ~12.000 heures de cours/année académique
  • Saisir les informations requises pour créer les groupes de travail et suivre le parcours d’apprentissage des étudiants (niveaux et choix de langues, résultats des examens externes)
  • Préparer les « choix de cours en ligne » (cours et quotas, populations ciblées)
  • Suivre les évolutions de fonctionnalités su SI et collaborer avec le service informatique pour suggérer des améliorations
  • Assurer l’organisation matérielle des examens, le recrutement des surveillants
  • Réserver les salles à la demande des enseignants

2 – Saisie des notes

  • Collecter et saisir des notes finales, pour tous les cours LSH dans le système d’information (GAFAD) : ~1500 étudiants, trois matières, 2 semestres
  • Collaborer avec les coordonnateurs pour organiser les Contrôles
  • Archiver les sujets d’examens et copies (en collaboration avec les coordonnateurs)

3 – Mise à jour des pages web LSH

  • Vérifier la validité des informations des pages web LSH
  • Rassembler les informations pour mettre les pages à jour
  • Mettre à jour les catalogues de cours

4 – Relations avec les étudiants

  • Accueillir les étudiants tout au long de l’année, répondre à leurs questions, les orienter, les conseiller, les renseigner, répondre aux courriels
  • Organiser des sessions de TOEIC
  • Gérer les absences et les redoublants, détecter les problèmes, rappeler les règlements concernant la gestion de la scolarité aux étudiants, enseignants et coordonnateurs

5 – Contributions aux autres tâches administratives du département

  • Rassembler et traiter les informations pour le tableau de bord du département
  • Accompagner les coordonnateurs avec les tâches administratives de la coordination


Job requirements

Formation

  • BAC+2
  • BAC avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

  • Maîtrise du Pack office
  • Maîtrise des fonctionnalités avancées d’Excel
  • Maîtrise d’Open Portal ou SI similaire
  • Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

  • Connaissance de Moodle
  • Connaissances en Wordpress
  • Connaissances en réseaux sociaux

Capacités et aptitudes

  • Capacités d’écoute, de concentration, de rigueur
  • Autonomie, sens de l’organisation et esprit d’initiative
  • Capacité à travailler en équipe et sens du service
  • Esprit d’analyse et anticipation
  • Qualités relationnelles, compte tenu des contacts que le poste implique

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 19 septembre 2022
  • Nature du contrat : CDD 1 an renouvelable
  • Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)
  • Catégorie et métier du poste (interne): III-L, Technicien administratif et de gestion ou B (fonction publique)
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux contractuels de la fonction publique
  • Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus