Gestionnaire scolarité 1ère année "Programme Grande Ecole" (F/H)

Job description

IMT BS

Présentation de l'école :

L’Institut Mines-Télécom Business School est une école publique et socialement inclusive qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise forte dans le numérique. Elle partage son campus avec la grande école d’ingénieurs Télécom SudParis, également membre de l’Institut Mines-Télécom. L’école compte 1500 étudiantes et étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’école propose des formations allant du post-Bac (Bachelor) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande École délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 


Missions

  • Assurer la gestion administrative des étudiants et des enseignements de 1ère année du Programme Grande Ecole (PGE)
  • Participer à l'élaboration des procédures de travail et appliquer celles-ci à leur domaine d'intervention
  • Conseiller et assister les étudiants tout au long de leur scolarité et participer au suivi des étudiants en difficulté
  • Assurer le relationnel avec les enseignants et le personnel administratif
  • Garantir l'entraide nécessaire sur les formations dispensées par l’école (parcours français et anglais)


Activités

1. Gestion de la scolarité (PGE):

- Préparer et organiser la rentrée scolaire, participer aux accueils et s’assurer de la bonne intégration des étudiants

- Concevoir la planification des cours, les emplois du temps, réservations de salles et coordonner toutes les modifications ponctuelles nécessaires

- Assurer l’interface avec les services support : social, logistique, international, stages ainsi qu’avec les corps enseignants

- Initialiser et gérer la mise à jour des dossiers scolaires des étudiants et la gestion des cas particuliers des différents étudiants en difficultés

- Assurer l’organisation et la planification des examens de passage et sessions de rattrapages, yc examens en ligne, en lien avec la cellule pédagogique de l’école

- Assurer le recrutement des surveillants de partiels, intégration dans l’application AER

- Gérer, vérifier et saisir les notes, établir des tableaux de synthèse et des bilans individuels

- Etablir les convocations d’étudiants, les attestations de scolarités, les relevés de notes, les certificats d’absences

- Veiller à l'application du règlement intérieur et des nouvelles règles dans la gestion de la scolarité

- Veiller à l'archivage des documents pédagogiques (sujets d'examens, études de cas...)

- Participer à l’amélioration et l’optimisation du SI

- Assurer la préparation des Jurys des études : saisie des notes, constitution des dossiers et tableaux de synthèse, participer aux réunions de préparation, en assurer le suivi des décisions

- Assurer le suivi des étudiants mis en prolongations et/ou neutralisations de scolarité et/ou interruption d’année, en assurer la réinscription dans le SI (en lien avec le service des inscriptions)

- Assurer la production et mise à jour d’indicateurs

2. Relations avec les étudiants :

- Accueillir les étudiants tout au long de l'année (physique, mails, courriers …)

- Assurer la mise en place et l’actualisation des emplois du temps en ligne

- Assurer l’organisation des amphis d’information, des campagnes d’évaluation et des élections des délégués

- Répondre, conseiller, aider, accompagner les étudiants dans l'organisation de leur scolarité

- Relayer aux étudiants toutes informations de la Direction : décisions du Jury des Etudes, discours de la direction en matière de stratégie et d’identité de l’école

3. Relation avec les enseignants et personnel administratif :

- Transmettre toutes les informations utiles aux enseignants, plannings, listes d'étudiants, décisions du Comité de l'Enseignement, consignes de la direction pour l’élaboration des syllabi et de la programmation

- Assurer la collecte des notes, vérifier leur cohérence, veiller au respect des échéances et effectuer les relances si nécessaires

- Recueillir et relayer les informations concernant les problèmes de scolarité (étudiants en difficulté, redoublement, aménagements de scolarité, imprévus logistiques, ...)

- Organiser la mise à jour des fascicules pédagogiques des options, leur édition et leur diffusion

4. Particularité du poste

- Horaires de travail pourront être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité et des évènements qui rythment l’année scolaire (rentrées, jury des études, remise des diplômes, etc.)

- Certaines participations à des évènements de promotion de l’école pourront être demandées de façon exceptionnelle le samedi ou dimanche. (JPO, …)

- Garantir l’entraide au sein du service Scolarités du PGE (Préparation de la « Diplomation », surveillances de contrôles, accueillir/assister les étudiants et enseignants internationaux, …) et au titre de la polyvalence, aux autres activités du service AIS (Admissions, Inscriptions)


Job requirements

Formation

  • Bac + 2 avec expérience professionnelle
  • Bac avec expérience professionnelle ≥ 4 ans
  • Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

  • Connaissances approfondies des logiciels de traitement de texte, bases de données et tableur
  • Maîtrise de l’anglais

Capacités et aptitudes

  • Autonomie, capacité d’adaptation
  • Rigueur et sens de l'organisation pour la gestion et le suivi de la formation des étudiants
  • Capacité d'écoute, d'analyse, de communication et de conseil
  • Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs (direction, enseignants, étudiants …), aux imprévus et urgences
  • Bonne expression orale et écrite
  • Aisance relationnelle
  •  Disponibilité
  • Confidentialité
  • Travail en équipe

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 20 mai 2022
  • Nature du contrat : CDI
  • Catégorie et métier du poste: III-L Technicien administratif et de gestion ou B (fonction publique)
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels