Responsable des Admissions Etudiants (F/H)

Job description

Télécom SudParis

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris et Télécom Paris.

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.


Missions

- Gérer le recrutement des Admis sur Titre (AST) français (ou membres de l’UE) de la Formation d’Ingénieurs sous statut étudiant (FISE)

- Gérer le recrutement des étudiants de la Formation d’Ingénieurs Par Apprentissage (FIPA)

- Gérer le recrutement des AST étrangers (hors UE) de la FISE et des Masters Spécialisés et Masters of Science

- Être l’interlocuteur privilégié des établissements partenaires pour les étudiants en mobilité entrante (IMT, ENSIIE,…)

- Préparation de l’accueil des primo-entrants (hors CMT)


Activités

1. Recrutement des AST français (ou membres de l’UE) de la FISE :

- En lien avec la Direction des Formations et la Responsable de la scolarité FISE, identifier les établissements cibles et participer à la réflexion sur les profils de recrutement les plus adaptés

- Veiller à la mise à jour de la plaquette FISE et les informations sur le site web en collaboration avec la Direction des Formations, le service scolarité FISE et le service communication de Télécom SudParis

- répondre aux demandes de renseignements et réorienter éventuellement vers les bons interlocuteurs

- Coordonner la mise à jour des informations sur la FISE (livret d’accueil, site web…) en collaboration avec le service Communication de Télécom SudParis

- Définir, en lien avec la Direction des Formations et la Responsable de la scolarité FISE, l’échéancier de recrutement (dates de jurys et épreuves orales…)

- Contrôler les dossiers de candidatures

- Organiser les jurys d’admissibilité et d’admission (convocation, production des tableaux de bord, communication des résultats…)

- Piloter l’organisation des épreuves d’admission

- Rédiger les Procès-Verbaux d’admission

- Produire les rapports statistiques de recrutement et d’intégration


2. Recrutement des étudiants de la FIPA :

- Coordonner la mise à jour des informations sur la FIPA (livret d’accueil, site web…) en collaboration avec la Direction des Formations, le service Administration FIPA et le service Communication de Télécom SudParis

- Définir, en lien avec la responsable administrative FIPA et la Direction des Formations, l’échéancier de recrutement (dates de jurys et épreuves orales…)

- Contrôler les dossiers de candidatures, coordonner leur évaluation, veiller à l’alimentation des résultats sur la plateforme mutualisée

- Organiser les jurys d’admissibilité et d’admission (convocation, production des tableaux de bord, communication des résultats…)

- Piloter l’organisation des épreuves d’admission

- Rédiger les Procès-Verbaux d’admission

- Produire les rapports statistiques de recrutement et d’intégration


3. Recrutement des AST étrangers (hors UE) de la FISE, des MS et des MSc :

- Maintenir à jour l’information sur Campus France

- Assurer la liaison et la mise à jour des candidatures entre Campus France et les responsables des MS et MSc

- Organiser les jurys d’admissibilité et d’admission (convocation, production des tableaux de bord, communication des résultats…)

- Rédiger les Procès-Verbaux d’admission

- Assurer la publication et la dissémination des lettres d’admission ainsi que l’information relative à l’admission

3.1.) Pour les recrutements hors partenariat :

- Répondre aux mails prospects

- Evaluer la recevabilité et la complétude des dossiers des candidatures entrantes et relancer les candidats dont les dossiers sont incomplets

- Assurer le suivi du paiement initial MS et MSc pour admission définitive en collaboration avec la gestionnaire de scolarité internationale et l’agence comptable

3.2) Pour les recrutements sur partenariat :

- Evaluer la recevabilité des candidatures

- Assurer le suivi des évaluations des candidatures recevables par les pays référents

- Assister les référents lors de l’évaluation des candidatures (dossier, programmation entretien, etc.)

- Synthétiser le retour des référents au travers de tableaux de suivi


4. Accueil des étudiants des établissements partenaires en mobilité entrante :

- Etre l’interlocuteur principal des établissements partenaires français (IMT, ENSIIE, …) pour l’accueil d’étudiants en mobilité académique (échange de crédits)

- En coordination avec la Responsable de la scolarité FISE et la Direction des Formations, informer les partenaires des places disponibles dans les VAP

- Assurer le suivi des évaluations des candidatures par les responsables de VAP


5. Préparation de l’accueil des primo-entrants (hors CMT) :

Pour tous les étudiants entrants à TSP hors concours Mines-Télécom :

- Tenir informé les services de scolarité sur les effectifs entrants

- Tenir informé LSH sur les effectifs FLE, AST 2ème année et MSc

- Assurer la liaison avec la Maisel, Welcom, DISI

- Assurer l’interface de communication avec les étudiants non francophones jusqu’à leur arrivée à TSP (en collaboration avec la DRI pour la procédure d’immigration)


SPECIFICITES :

Le poste ne comporte pas de responsabilité hiérarchique.

Les horaires de travail sont liés à ceux de Télécom SudParis et peuvent être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité et des préparations aux jurys des études.

Certaines participations à des forums et salons peuvent être demandées de façon exceptionnelle le samedi ou dimanche.


Job requirements

Formation

    Diplôme Bac + 5 ou équivalent

    Diplôme Bac + 4 ou équivalent avec expérience professionnelle > 4 ans

    Diplôme Bac + 3 ou équivalent avec expérience professionnelle > 6 ans

    Diplôme Bac + 2 ou équivalent avec expérience professionnelle > 10 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

- Connaissance des règles et procédures dans le domaine de la formation
- Compétences rédactionnelles pour l’élaboration des rapports, procès-verbaux et comptes-rendus
- Connaissances en bureautique : traitement de textes, tableurs et présentations
- Expérience dans la gestion des élèves
- Pratique de l’anglais niveau C1 minimum

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

    - Connaissance des SI formation

Capacités et aptitudes

- Aptitude à prendre des initiatives pour répondre aux besoins d’un public varié 

- Qualités relationnelles pour informer, conseiller, détecter les situations individuelles sensibles et en référer à la responsable

- Autonomie

- Sens de l’organisation et rigueur

- Aisance orale

Informations complémentaires et candidature

  • Date limite de candidature : 15/07/2022
  • Nature du contrat : CDI
  • Catégorie et métier du poste : II - G Cadre administratif ou A (fonction publique)
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels