Secrétaire Générale ou Secrétaire Général - CDI

Job description

IMT Atlantique

1. Contexte

Présentation de IMT Atlantique :

IMT Atlantique, reconnue internationalement pour la qualité de sa recherche, est une grande école d’ingénieur généraliste dépendant du ministère en charge de l’industrie et du numérique, classée dans les 3 principaux classements internationaux (THE, SHANGAI, QS). Sur 3 campus, Brest, Nantes et Rennes, IMT Atlantique a pour ambition de conjuguer le numérique et l’énergie pour transformer la société et l’industrie, par la formation, la recherche et l’innovation.

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 

Environnement du poste :

Le Secrétariat Général est l’une des 7 directions fonctionnelles. Les équipes sont basées sur les 3 campus (Brest, Nantes, Rennes) et représentent un effectif de 100 personnes sous autorité hiérarchique.

Le poste est rattaché hiérarchiquement au directeur et recouvre un spectre large et ouvert de fonctions. Le titulaire est membre de l’équipe de direction et du comité de direction, et déploie des relations étroites avec ses interlocuteurs de la direction générale de l’IMT ainsi que ses homologues des autres écoles.


2. Missions et activités

1. De façon générique, au même titre que chacune des directions fonctionnelles de l’école, le secrétariat général et ses directions et services sont chargés :

  • De s’assurer d’une connaissance globale des missions de recherche et d’enseignement de l’école en entretenant des relations étroites avec les directions métiers (formations et vie scolaire, recherche et innovation, relation entreprises et international) et les départements d’enseignement et de recherche.
  • De faire preuve d’initiatives permettant une simplification des processus de tous les services aux usagers de l’école.
  • D’assurer la coordination des travaux d’élaboration et de mise à jour du plan d’action de l’École conformément à la politique de transition écologique et sociétale dans les domaines de la gouvernance, de la recherche, de l’enseignement et de la gestion des campus, en lien avec la direction et la mission DDRS.
  • De mettre en œuvre les orientations stratégiques ci-dessus, d’animer et de coordonner les activités de l’École dans ses domaines ;
  • D’être le garant dans ses domaines de l’implication de l’École dans l’IMT et dans l’écosystème de l’École ; de représenter l’École dans les instances associées relevant de son domaine.
  • D’assurer une interaction optimale des services avec les directions et départements de l’école, en particulier au service des projets de recherche et de la formation.

2. En complément de ces missions générales, le secrétariat général est également chargé, plus spécifiquement, de :

  • Assurer le suivi et le soutien des associations étudiantes et des élèves pour les activités de la vie étudiante extrascolaire en lien avec les acteurs de la vie scolaire (DFVS) ;
  • Assurer la gestion administrative, commerciale et technique des hébergements des étudiants sur le campus de Nantes ; Coordonner l’action conjointe de l’école et de la Maison des elèves (Brest et Rennes) et s’assurer de la préservation des intérêts stratégiques de l’école (politique logement étudiants et doctorants) ;
  • Etudier la mise en place d’un contrôle de gestion budgétaire (contrôle des coûts) ;
  • Assurer la fonction d’officier de sécurité de l’école en lien avec les services de défense et de sécurité ministériels

Missions spécifiques de la secrétaire générale ou du secrétaire général :

Parallèlement à sa participation active à la stratégie de l’école au même titre que les autres membres de l’équipe de direction, le secrétaire général est plus particulièrement chargé, en propre, de :

  • Piloter et coordonner les directions et services du secrétariat général (voir description plus bas), en tenant compte des exigences spécifiques du management à distance ;
  • Maintenir des relations de confiance avec la direction générale de l’IMT, et l’agence comptable ;
  • Optimiser la gestion budgétaire de l’école, assurer le financement des actions ; surveiller en lien avec les directions concernées et les départements de recherche le bon déroulement des programmes de financement des actions en lien avec les collectivités territoriales et les services de l’Etat (plans de relance, CPER, AAP…)
  • Représenter la maîtrise d’ouvrage dans les opérations immobilières ;
  • Constituer la base de référence de premier niveau sur les textes réglementaires.

La secrétaire générale ou le secrétaire général a autorité hiérarchique sur les personnels des directions et services qui lui sont rattachés et a dans ses domaines d’activité une responsabilité fonctionnelle sur l’ensemble de l’école.

En tant que membre de l’équipe de direction et du comité de direction elle ou il contribue aux réflexions stratégiques, à la mise en œuvre des décisions de la direction exécutive, ainsi qu’à la définition de l’organisation générale de l’école.

Elle ou il est en interaction avec l’ensemble des entités de l’école, dont plus particulièrement la Direction des Ressources Humaines (pour le suivi de la masse salariale) et la Direction Déléguée. 

Pour ces missions, La secrétaire générale ou le secrétaire général est accompagné(e) d’une assistante (secrétariat, protection du potentiel scientifique et technique et affaires générales), de deux secrétaires généraux adjoints, des directeurs et chef de service des entités composantes.

Détail des missions des Directions rattachées au Secrétariat Général :

Missions de la direction des finances (DFin) :

  • Élaborer, optimiser et suivre la mise en œuvre du budget ;
  • Assurer la comptabilité de l’établissement ;
  • Mettre en œuvre les marchés publics (tous achats) ;
  • Gérer administrativement les missions (politique voyage) ;
  • Garantir la cohérence des processus et méthodes comptables au regard de la législation.

Assurer le suivi et l’exécution des différents programmes de financements externes dans les domaines de la recherche, de l’innovation et de la formation.

Missions de la direction de l’infrastructure et des systèmes d’information (DISI) :

  • Fournir les équipements d’information et de communication, en assurer la maintenance et l’évolution ;
  • Mettre à disposition les applications métiers (systèmes d’information) conformes aux besoins ;
  • Assurer le support aux utilisateurs ;
  • Assurer la sécurité des données et la conformité réglementaire ;
  • Assurer la fonction de correspondant informatique et libertés.
  • Participer activement à la mise en œuvre du schéma directeur de la transformation numérique et des usages.

Missions de la direction du patrimoine et des services généraux (DPSG) :

  • Élaborer et mettre à jour un plan pluriannuel de travaux sur les trois campus
  • Maintenir (et développer le cas échéant) la valeur du patrimoine (immobilier) de l’école, et en assurer son exploitation ;
  • Fournir les moyens matériels (hors équipements scientifiques et informatiques), adaptés et maintenus, nécessaires à la réalisation des missions de l’école. Garantir que le fonctionnement de l’école est assuré dans les conditions d’accessibilité, d’hygiène, de sécurité et de sûreté adaptées et conformes à la réglementation.

Job requirements

3. Formations et compétences

Formation

  • Fonctionnaire appartenant à un corps recruté par la voie de l’Ecole Polytechnique ou la voie de l’ENA, avec expérience professionnelle supérieure ou égale à 8 ans
  • et/ou Diplôme Bac + 5 (Ecole d’Ingénieurs, de Commerce, ou de Gestion…) ou équivalent avec expérience professionnelle supérieure ou égale à 15 ans

Compétences connaissances et expériences indispensables

  • Expérience du fonctionnement d’un établissement français d'enseignement supérieur et de recherche.
  • Bonne connaissance des structures et des modes de financement français et européens.
  • Compréhension des processus de financement public et des rouages budgétaires internes.
  • Solides compétences dans le management des équipes et des projets.
  • Large pratique de conduite de réunion, de résolution de conflits.
  • Capacité à appréhender le corpus juridique lié au fonctionnement et à la sécurité d’un établissement public et à l’environnement de l’école.
  • Bonne connaissance du fonctionnement de l’Enseignement supérieur et de la recherche française et européenne.
  • Une expérience de la maîtrise d’ouvrage de projets immobiliers et/ou informatiques constituerait un plus appréciable.

Capacités et aptitudes requises

  • Capacité d’anticipation, d’analyse des situations et de prise de recul.
  • Capacité de synthèse
  • Compréhension de l’intérêt général, et capacité à le concilier avec les intérêts particuliers lorsque cela est possible.
  • Aptitude à la large délégation, qui demande de rester en position à la fois de pilote, et de soutien au besoin.
  • Aptitude à la concertation et à la consultation des parties prenantes et en particulier avec les enseignants chercheurs, avant prise de décision, alliée à une capacité à prendre des décisions rapides quand nécessaire.
  • Cohérence et continuité dans la ligne de conduite qui facilitent la lisibilité des actes.
  • Capacité d’écoute, tout en faisant preuve, lorsque nécessaire, d’une autorité suffisante.
  • Sens des relations humaines et du service rendu.
  • Disponibilité, Mobilité.
  • Très bonne maîtrise professionnelle des langues française et anglaise.

4. Informations complémentaires et candidature

Conditions particulières 

  • Bien que le poste soit basé à Brest, déplacements fréquents et réguliers à prévoir sur les autres campus
  • Quelques déplacements en France sont à prévoir.

Avantages

  • 49 jours de congés annuels et RTT
  • Télétravail possible
  • Prise en charge des transports en commun
  • Forfait mobilité durable (pour le covoiturage ou les trajets en vélo)
  • Complément familial
  • Large gamme de prestation sociales

Renseignements

  • Date limite de candidature : 31/05/2022
  • Entretien : 16/06/2022
  • Rencontre avec l'équipe de direction d'IMT Atlantique le 13/06/2022 après-midi
  • Début du contrat : au plus tôt
  • Nature du contrat : CDI de droit public
  • Localisation Géographique : Brest
  • Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
  • Emploi ouvert aux fonctionnaires et contractuels de la fonction publique
  • Pour plus d'informations, veuillez contacter Paul FRIEDEL à l'adresse paul.friedel@imt-atlantique.fr  - tél : 02.29.00.11.00