Assistant Administratif ou Assistante Administrative - IMT Mines Alès

Vous intégrez la Direction du Développement Economique (DDE) de l'IMT Mines Alès dont la raison d'être est la transmission des expertises que porte l’école pour accompagner partout la naissance, la croissance et la pérennité des entreprises et des collectivités territoriales dans le cadre des grandes transitions industrielles, numériques, environnementales et sociétales.

Elle se structure autour de cinq grandes offres à destination des entreprises et des collectivités territoriales : les ingénieries pédagogique, entrepreneuriale et de projets, l’interface avec les compétences de l’école et la valorisation de notre marque.

Ceci se traduit notamment par le déploiement d’activités de formation continue et initiale, des programmes d’accélération de projets innovants et d’accompagnement de collectivités, l’organisation d’un grand forum de recrutement, la gestion des activités de mécénats et de collecte de la taxe d’apprentissage et l’animation depuis 40 ans de l’incubateur de l’école.

Vos missions

Vous réalisez  les activités suivantes :

Assurer la bonne réalisation de la gestion contractuelle de l'accompagnement et de la gestion administrative et financière des activités de l’incubateur, en adéquation notamment avec les exigences des financeurs :

• Etablissement des conventions avec les porteurs de projet et de leurs avenants, recueil des éléments nécessaires à l’établissement de ces conventions et à leur clôture (document d’identité, données personnelles, questionnaires de satisfaction…), suivi du planning de ces conventions.
• Organisation logistique des jurys, des formations et des animations assurées par l’incubateur
• Réalisation de la gestion administrative des dépenses de l’incubateur : bons de commandes, demandes d’achat, service fait, mises en paiement, dans le respect des contraintes de l’établissement et des financeurs (mise en concurrence, bilans détaillés des dépenses)
• Saisie de l’activité sur les outils reporting interne et suivi de la documentation qualité
• Gestion des déplacements de l’équipe de l’incubateur : ordres de missions, déclaration des frais

Produire concrètement les dossiers pour les financeurs (demandes et justificatifs) pour les activités de l’incubateur :

• Elaboration des dossiers de demande de financement : interface avec les financeurs (personnels administratifs en charge des dossiers concernés), recueil des pièces administratives auprès des services concernés, suivi de l’élaboration des documents de présentation du projet (formulaires, budget…) en lien avec la responsable de l’incubateur, suivi de la complétude des dossiers, dépôt sur les plateformes dématérialisées ad hoc.
• Gestion au fil de l’eau du recueil des informations nécessaires aux demandes de paiement : organisation de la documentation (numérique et papier), sollicitation des collaborateurs pour recueillir l’ensemble des éléments nécessaires à la complétude des dossiers (devis, mises en concurrence, rapports pour service fait…), gestion des déclarations intermédiaires exigées (informations sur les bénéficiaires notamment)
• Elaboration des demandes de paiement : interface avec les financeurs, élaboration des fichier/finalisation des tableaux de suivi des dépenses, élaboration/finalisation des bilans (indicateurs, qualitatifs et financiers), recueil et organisation de l’ensemble des pièces justificatives, suivi de la complétude des dossiers, gestion des demandes de compléments de la part des financeurs

Gérer les chargés de cours pour le Département Management & entrepreneuriat :

• Dossiers administratifs, déclaration des heures pour le paiement des indemnités d’enseignement ;
• Gestion des frais de déplacement, d’hébergement et de restauration

Assurer des tâches administratives ponctuelles pour le responsable du Département :

• Gestion prévisionnelle des indemnités d’enseignement ;
• Emission des ordres de mission ;
• Commandes de fournitures.

Gérer le planning des salles du HUB Créativité où est installée l’incubateur :

• Suivi du planning, gestion de demandes, gestion des conflits potentiel d’usage et inscription des réservations
• Gestion de la mise à disposition des clés et petits équipements

Assurer la continuité de service des activités de support administratif au sein de la DDE :

• Gestion des frais de déplacement, des commandes, réservation de salles, soutien logistique à l’organisation de réunions…
• En transversalité avec les autres assistantes de la direction et en fonction des besoins en cas d’absences (congés, maladie…)

Les missions pourront évoluer en fonction des évolutions de l’organisation de la DDE et de ses missions.

Vous trouvez plus d’information sur le descriptif du poste : ici

Compétences, connaissances et expériences requises :

• Maitrise des outils bureautique et en particulier traitement de texte et tableur Excel
• Rigueur, organisation et autonomie
• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• 5 ans minimum dans des fonctions similaires

Compétences, connaissances et expériences appréciées :

• Une expérience dans le montage, et le suivi de dossiers de subvention (idéalement FSE ou FEDER)

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• „Diplôme certifié Bac + 2 ou équivalent

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