Assistant(e) administratif(ve) / Direction des Formations

PRESENTATION DE MINES SAINT-ETIENNE

Mines Saint-Étienne est une École d’ingénieur.e.s responsable, moteur d’innovations à impact sociétal, 10^ème au classement national de l’Etudiant. Elle s’appuie sur ses enseignants-chercheurs et son personnel administratif et technique pour relever les défis de grandes transitions du XXIe siècle. Forte de son histoire de plus de 200 ans, de l’excellence de ses personnels, elle assure les missions de formation, de recherche et d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. C’est l’une des meilleures « technological universities » en Europe, faisant partie de l’Institut Mines-Télécom au niveau national et du Collège Ingénierie au niveau de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Sa croissance rapide de 1700 étudiants en 2017 à 2400 étudiants en 2024, accompagnée d’une forte diversification de formations et lauréate d’un projet « Campus du Futur », implique l’ouverture de nouveaux postes à la direction de la Formation.

Rejoindre aujourd’hui Mines Saint-Etienne c’est faire le choix de participer à cette croissance, dans un environnement très stimulant de l’enseignement supérieur et de la recherche, au service de nos étudiants et de l’ensemble des parties prenantes : enseignants, chercheurs, partenaires industriels et universitaires. C’est aussi le choix de rejoindre une équipe qui vous fera progresser dans vos compétences et vous donnera envie de continuer.

UNE ECOLE DE L’INSTITUT MINES-TELECOM :

L’École Nationale Supérieure des Mines de Saint-Étienne (Mines Saint-Etienne), école de l’Institut Mines Télécom (IMT) depuis le 1^er janvier 2017, est située sur trois campus : Saint-Étienne (Loire, avec 3 sites de formation et de recherche) Lyon (Rhône, site de Charbonnières-les-Bains) et Provence (Bouches-du-Rhône, site de Gardanne de formation et de recherche). Elle est structurée en 5 centres de formation et de recherche, un centre de culture scientifique, technique, industrielle. Actrice de nombreux projets de développement en France et à l'étranger assurés par 480 personnels et disposant d’un budget consolidé de 50 M€, elle offre un environnement de travail de qualité, des missions variées et des possibilités d’évolution en interne.

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence (où le présent poste est affecté), Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.

Les services de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne pour l’ensemble de cursus de Mines Saint-Etienne, notamment sur le campus Provence :

• Ingénieur Systèmes Microélectronique et informatique (ISMIN), sur le Campus Provence ;
• Diplômes nationaux de Master, dont 1 enseignés intégralement en anglais ;
• 2 Parcours de formation spécialisée (Mastères Spécialisés, de la CGE) ;
• 1 cursus d’Ingénieur sous statut salarié en Systèmes Electroniques Embarqués, en partenariat avec l’ISTP (Institut Supérieur des Techniques de la Performance, en apprentissage

La Direction des Formations du Campus Aix-Marseille Provence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat à durée déterminée d’un an (renouvelable), à temps incomplet à hauteur de 70% pour compléter l’équipe existante.

POSTE ET MISSIONS :

La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.

Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut apprenti et sous statut étudiant :

• Edition certificats de scolarité, attestations diverses et relevés de notes
• Absences élèves : édition fiches d’émargement, flash des absences et alerte hebdomadaire aux gestionnaires
• Participation à la préparation des examens
• Stages élèves : recueil des fiches descriptives, édition des conventions, signature, envoi et suivi etc...
• Gestion des ordres de mission et frais de déplacement élèves
• Préparation des dossiers vacataires
• Réalisation des commandes occasionnelles du service et fournitures DF
• Réservation de salles (hors planning géré par les gestionnaires)
• Gestion des dossiers de rentrée des étudiants (inscriptions des nouveaux élèves et réinscriptions)
• Support pour les retours taupe et les cérémonies de remise du diplôme
• Répertoriage CVEC
• Dossiers de Bourses CROUS
• Gestion des régies de scolarité ISMIN et restauration des élèves du Campus Provence
• Accompagnement dans l’inscriptions administrative et la diplomation des élèves du MS DSD IoT
• Support au gestionnaire dans l’organisation et la planification des périodes à Gardanne des élèves SEE Systèmes Électroniques Embarqués (ISTP). Organisation soutenances/examens et recherche de logement.
• Continuité de service DF en cas d’absence d’un autre agent et diverses missions administratives

En fonction de besoins, l’assistant(e) de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d’autres missions comme : organisation administrative - voire participation à la surveillance des examens et concours, soutien à l’organisation d’événements organisés par l’école ou les élèves.

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité.

Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes titulaire de :

• Diplôme Bac + 2 ou équivalent

Et idéalement :

La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

• Une expérience dans l’enseignement supérieur sera appréciée ;
• Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l’informatique ;
• Bonne maîtrise de l’anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand, …) serait un plus ;
• Rigueur, méthode, fiabilité ;
• Autonomie, sens de l’organisation, réactivité/disponibilité ;
• Qualités relationnelles et de travail en équipe ;
• Goût et aptitude pour le contact et la communication ;
• Diplomatie, tact, discrétion, sens de l’écoute et de l’équité, capacité à faire preuve à la fois d’empathie et de fermeté dans le respect des règles.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

Mines Saint-Etienne se distingue par :

• Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d’environnement (fonctions support et soutien) élevé

• Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan

• Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels

• 25% d’étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST

• Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle – La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50 000 visiteurs par an)

• Classée par le Times Higher Education dans le TOP 100 Mondial et leader dans ses deux régions d’appartenance pour les Objectifs de Développement Durable « Lutte contre les changements Climatiques », « Villes et Communautés Durables », « Ressources en Eau »

• Des campus à taille humaine, en environnement urbain, accessibles en mobilités douces (vélo, marche, transports en commun …)

• Des frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75% (sous conditions)

• Un forfait mobilité durable

• Un foyer du personnel (activités sportives, culturelles, avantages CE sur des loisirs et temps de convivialité)

• La possibilité de télétravail partiel
• 33 jours de congés et RTT (pour un non cadre sur un temps incomplet à 70% - 26h57/semaine )

L’Institut Mines-Telecom est présent sur l’ensemble du territoire français et se caractérise par un environnement scientifique d’excellence : https://www.youtube.com/watch?v=m39m6hdNC48

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

Conditions de recrutement :

• CDD de droit public d’une durée de 12 mois
• Profil non cadre
• Prise de fonction souhaitée : 1er janvier ou 1er février 2025
• Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom
• Temps incomplet à hauteur de 70%

• Poste basé à Gardanne (13), sur le campus Aix-Marseille-Provence

Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.

Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles.
Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative.

Modalités de candidatures :

Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE :

https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistant-e-administratif-ve-direction-des-formations

• Date limite de candidature * : 10 novembre 2024

Les candidats retenus après examen de leur dossier de candidature seront reçus en entretiens le courant novembre 2024, à Gardanne.

Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures.

En savoir plus :

Pour tous renseignements sur le poste, s’adresser à :

Benjamin MASSIS - Directeur des études ISMIN

Mail : benjamin.massis@emse.fr

Tel : +33 (0)4 42 61 66 31

Pour tous renseignements administratifs, s’adresser à :

Servane ARRES - Gestionnaire RH

Mail : servane.arres@emse.fr
Tel. : +33 (0)4 42 61 66 12

Liens utiles :

https://www.mines-stetienne.fr/

https://www.imt.fr/

https://www.youtube.com/watch?v=QUeuC5iQiN0

• Lien vers le site de l’entité ou toute autre ressource pertinente

La protection de vos données :

https://www.mines-stetienne.fr/wp-content/uploads/2018/12/Informations-des-candidats-sur-les-traitements-de-donn%C3%A9es-personnelles.pdf