Assistant ou assistante admissions et suivi administratif - CDD - 6 mois

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris et Télécom Paris. Vidéo présentation de Télécom SudParis

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

Missions

• Gérer les dossiers de candidatures aux formations diplômantes de la formation continue de Télécom SudParis
• Participer au suivi administratif des participants pendant leur parcours de formation et après leur diplomation.

Activités

Centraliser tous les leads générés par les campagnes de promotion et envoyer les documents demandés

- Saisir dans des fichiers de suivi de candidatures tous les contacts et demandes quelle que soit la source : plateformes, site, e-mail, formulaire, téléphone…

- Envoyer la documentation demandée et les documents permettant de candidater à nos formations

Vérifier et assurer le suivi des dossiers de candidature

- Vérifier la recevabilité des candidatures au regard des conditions d’accès et des critères d’éligibilité

- Vérifier la complétude des dossiers de candidature, demander des compléments si nécessaire et relancer les candidats si besoin par e-mail ou téléphone

- Suivre le paiement des frais de candidatures

- Programmer les épreuves d’admission des candidats éligibles

- Suivre les candidats tout au long de leur parcours d’admission

Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails entrants

- Répondre aux questions des prospects et candidats à l’aide de FAQ pour les demandes récurrentes, en faisant appel aux collègues et/ou en escaladant pour les plus difficiles

Effectuer des tâches administratives liées aux admissions

- Mettre à jour des fichiers de suivi des candidatures

- Envoyer des attestations d’admissibilité, des courriers de refus

- Transférer des dossiers des admis vers la chargée des inscriptions

- Classer et archiver des dossiers dans le respect des données personnelles (RGPD)

Participer aux activités administratives et commerciales du service :

- Participer aux rentrées des formations Mastère spécialisé

- Suivre les présences / absences

- Suivre les participants en formation jusqu’à leur diplomation : envoi attestations de formation, d’assiduité, de réussite…

- Participer aux Journées portes ouvertes, salons, présentation en visio…

- Participer aux déclarations des inscrits et diplômés aux institutions

- Mettre à jour de la base des diplômés

- Répondre aux enquêtes de suivi de carrière auprès des diplômés

SPECIFICITES :

Les horaires de travail seront liés à ceux de Télécom SudParis et pourront être flexibles en fonction de la saisonnalité des activités du service de la formation continue et du calendrier des jurys d’admission et des événements liés au recrutement et à la sélection des candidats.

Formation

• Bac+2
• Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans
• Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

• Maîtriser l’usage des applications bureautiques de type Microsoft office : word, Excel, messagerie électronique, navigateur Internet ;
• Communiquer à l’oral (essentiellement par téléphone)
• Communiquer à l’écrit (email) de façon pertinente et sans faute d’orthographe
• S’approprier les procédures et directives mises en place dans l’établissement

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

• Expérience au sein d’un organisme de formation ou d’un service d’admission
• Expérience commerciale
• Publipostage avec excel et word
• Connaissance de base de la formation professionnelle continue
• Pratique de l’anglais (niveau B1)

Capacités et aptitudes

• Travailler en équipe
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
• Fort sens du service client
• Capacité d’écoute
• Qualités relationnelles pour détecter les situations individuelles sensibles et en référer au responsable du service
• Capacité d’adaptation à différents interlocuteurs (direction, enseignants et formateurs, stagiaires de la formation continue et candidats).

Informations complémentaires et candidature

• Date limite de candidature : 26/11/2024
  
• Nature du contrat : CDD de 6 mois
• Catégorie et métier du poste (usage interne) : III - M , Assistant de direction et Assistant relations extérieures et communication ou B (fonction publique)
• Poste ouvert aux métiers de niveau immédiatement inférieur (usage interne)
• Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)
  
• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap
• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels
• Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus
• Personnes à contacter : Joëlle MONANGE ; 01 60 76 42 35