Assistant(e) de direction chargé(e) de la mobilité étudiante - CDD 6 mois - IMT Mines Alès

IMT Mines Alès est une école d’ingénieurs appartenant à l’Institut Mines-Télécom. Le flux de diplômés est actuellement de 350 par an. Deux tiers d’entre eux suivent un cursus généraliste se terminant par un approfondissement dans un des 6 domaines d’excellence de l’école, les autres suivent un cursus de spécialité par apprentissage. Depuis sa création l’école est résolument tournée vers le monde de l’entreprise pour lequel les futurs ingénieurs sont formés. Pour en savoir plus : https://www.imt-mines-ales.fr.

Vous intégrez la Direction des formations (DF) qui assure la responsabilité globale des formations d’ingénieurs et des formations spécialisées de l’école, qu’elles soient dispensées au titre de la formation initiale, de la formation professionnelle en alternance ou de la formation continue diplômante. Elle est garante de l’adéquation entre les profils des diplômés formés et les besoins, actuels et futurs, du monde industriel. Elle coordonne l’exécution des formations dans une démarche d’amélioration continue et en garantit la qualité et la pertinence pédagogique. 

Vos missions :

Vous assurez un soutien administratif et opérationnel direct auprès de la directrice des Formations, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes.

• Assistance à la direction :

Organisation des agendas, des déplacements et prise de rendez-vous pour la Directrice.

Préparation et suivi des réunions (logistique, ordre du jour, comptes rendus).

Gestion des correspondances et de la communication interne et externe (courriers, emails, appels).

Préparation des données pour la construction de tableaux de bord pour la direction.

• Gestion des opérations de mobilité étudiante :

Suivi des démarches administratives pour les étudiants en mobilité entrante et sortante (échanges internationaux, stages, semestre à l’étranger, Double diplôme).

Soutien à la coordination avec les partenaires académiques à l’international et les services internes (bureau des relations internationales, service des stages).

Information et orientation des étudiants sur les opportunités de mobilité, les procédures, et les exigences administratives.

Suivi des dossiers de mobilité des étudiants : vérification des pièces justificatives, mise à jour des bases de données, gestion des demandes de financement ou de bourses.

• Gestion des bases de données et des rapports :

Suivi et mise à jour des informations dans les systèmes internes de gestion des étudiants.

Réunions de service : participation/PV

Préparation de rapports réguliers sur la mobilité étudiante, ainsi que sur les projets et les initiatives de la Direction des Formations.

• Relation avec les étudiants et les interlocuteurs externes :

Accueil et conseil des étudiants concernant les programmes de mobilité et les questions administratives liées à leurs parcours.

Interface avec les partenaires académiques du programme Erasmus+, les entreprises, les organismes de financement de mobilité (Erasmus+, Brafitech, Bourses IMT, Région Occitanie,…).

Vous trouvez plus d’information sur le descriptif du poste ici : https://partage.imt.fr/index.php/s/AGf5bodb42jQcHe

Compétences, connaissances requises :

• Maîtrise des outils informatiques et bureautique classiques (Word, Excel, Messagerie, …) et montée en compétence attendue sur les outils internes de l’école (Sharepoint, Side, Cybernote…)

• Bonne compréhension des méthodes et outils de gestion de budget

• Capacité d’adaptation au changement 

• Esprit positif et attitude positive

• Aisance relationnelle notamment dans un contexte multiculturel et esprit d’équipe

• Rigueur et sens de l’organisation 

• Autonomie, dynamisme, implication et prise d'initiative sont également attendus

• Une bonne connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur (filières, durées, spécialités…) sera appréciée dans la candidature

• Anglais

• Réactivité

Expériences appréciées :

• Expérience sur des postes d’assistance de direction et de contact avec des élèves 

• Connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Diplôme BAC + 2 ou équivalent avec expérience

Informations complémentaires :

CDD de 6 mois de droit public - Emploi ouvert aux fonctionnaires & contractuels

Informations à usage interne à destination des agents sur Cadre de gestion de l'IMT :

• Catégorie-métier de référence du poste : M - III

Le poste est ouvert à toutes et tous avec sur demande des aménagements pour les candidats et candidates en situation de handicap

Date limite de candidatures : 13/03/2025

Date pressentie indicative du jury : 24/03/2025

Date de prise de fonction souhaitée : 01/05/2025

Les contacts :

Sur le contenu du poste :

Claire LECOCQ, Directrice des formations, claire.lecocq@mines-ales.fr

Sur les aspects administratifs :

Géraldine BRUNEL, Directrice du service de gestion des ressources humaines, geraldine.brunel@mines-ales.fr