Assistante ou Assistant de gestion - CDD 12 Mois - Centre Sciences des Matériaux et des Structures

Nature du contrat : CDD de 12 mois

Lieu de travail : Saint-Etienne (42)

Date de prise de fonction souhaitée : 1er juillet 2025

Unité: Mines Saint-Etienne - Centre Sciences des Matériaux et des Structures

Rattachement hiérarchique : Responsable Administratif et Financier du centre de formation et de recherche Sciences des Matériaux et des Structures

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c’est s’engager dans une institution où la science et l’innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d’excellence où chacun a l’opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.

Classée parmi les meilleures écoles d’ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l’Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d’avant-garde et impact sociétal positif.

L’Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain.

🎯 Ce que nous attendons de vous

Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative et Financière (RAF) du Centre SMS et du LGF, les missions s’exercent en collaboration directe avec la direction du centre SMS, le département de recherche dont l’assistant(e) aura la charge plus spécifique, les enseignants chercheurs, l’équipe administrative et tous les personnels du Centre SMS. Le(la) candidat(e) sera également amené(e) à échanger avec les directions fonctionnelles de l’école.

Les missions se regroupent autour :

·         de la gestion administrative et financière d’un des trois départements du Centre SMS :

• organisation des déplacements des personnels (transport, restauration, hôtel…),

• gestion et suivi des commandes, de la collecte de devis, à la réalisation du Service Fait en passant par la création des engagements juridiques, dans le respect des marchés publics),

• organisation et l’affichage des soutenances de thèses ou de HDR, jurys de recrutements…,

·         de l’accueil des nouveaux personnels (scientifiques, ITA, stagiaires) et personnels extérieurs : procédures, autorisations d’accès, traitement administratif, accueil physique (notamment d’étudiants et chercheurs anglophones) installation et départ,

·         de la mise en œuvre des procédures de gestion, organisation et alimentation des bases de données.

·         de la transmission de l’information en interne et en externe,

·         de l’anticipation et la prévention des besoins des personnes, le rappel des échéanciers et des procédures administratives,

·         de la participation à l’organisation logistique et administrative d’activités d’enseignement,

·         de la participation à l’organisation d’évènements (colloques, conférences, séminaires, réunions, convivialité…),

·         du suivi des stocks et réapprovisionnement des fournitures administratives.

·         de l’élaboration et du suivi de contrats de recherche (rédaction de devis, collecte des justificatifs pour les contrats à dépenses justifiées, suivi des feuilles de temps),

·         du remplacement des autres assistantes en cas d’absence pour assurer la continuité de service.

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Étienne.

Le poste se situe dans le campus de Saint-Étienne.

La participation à des activités transversales à l’École ou opérées par les autres campus est encouragée.

🔍 Ce que nous recherchons

Vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• Diplôme Bac ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans, ou

• Diplôme Bac + 2 / Bac + 3 ou équivalent

Et idéalement :

• Titulaire d’un BTS /DUT Assistant de gestion ou d’une expertise en gestion des entreprises et des administrations, assistanat de Direction ou diplôme équivalent

• Avec une expérience de 4 ans dans l’administration ou la gestion de l’administration

• Junior accepté : oui

Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes :

• gestion administrative et financière au sein d’établissements publics. Une expérience réussie dans l’enseignement supérieur et la recherche sera un plus,

• maîtrise des outils informatiques, bureautiques et collaboratifs (Excel, World, Power Point, outils de gestion de commandes, frais de mission, gestion dématérialisée des documents, outils d’accueil des nouveaux arrivants, de réservations…) capacité à suivre leurs évolutions et leurs usages, capacité à se former sur les applications métiers spécifiques,

• gestion et organisation événementielle,

• prise de notes et élaboration de comptes rendus, maîtrise de la rédaction et de la syntaxe,

• élaboration de reportings,

• Anglais : niveau intermédiaire (B1/B2). Vous devrez interagir par oral et par écrit avec les personnels et partenaires internationaux du centre.

Vous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes :

Les postes d’assistant(e)s de centre sont des postes de confiance, très polyvalents. Il est demandé à le(la) candidat(e) d’avoir :

• une grande rigueur (planification, suivi des actions, organisation…),

• le respect des délais et des échéances (gestion du temps et des priorités),

• le respect des procédures,

• la capacité à rendre compte,

• le sens du relationnel : écouter, communiquer et être diplomate, Interagir de manière transversale avec des interlocuteurs et métiers multiples,

• un regard critique sur l’organisation et les procédures et la capacité à proposer des évolutions de manière constructive,

• un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité,

• une capacité de concentration (beaucoup de sollicitations diverses qui peuvent déconcentrer),

• un intérêt pour la formation, la recherche et l’innovation et une curiosité pour les thématiques du campus,

• le sens du service public,

• une grande capacité à la fois d’autonomie et de travail en équipe,

• une disposition à la polyvalence,

• la capacité à anticiper des demandes, réactivité, adaptabilité

• le sens de l’initiative et être force de proposition,

• curiosité intellectuelle et ouverture d’esprit.

🌍 Pourquoi rejoindre Mines Saint-Étienne ?

Nous accompagnons chacun de nos collaborateurs sur le chemin de l’excellence, avec la conviction qu’ensemble, nous pouvons avoir un impact durable et significatif sur notre monde.

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c’est l’opportunité de trouver :

·         Un environnement stimulant : des moyens expérimentaux de pointe, un réseau international solide (T.I.M.E., EULIST) et des campus à taille humaine avec un environnement urbain

·         Un impact réel : des projets de recherche contractuelle à hauteur de 11 M€/an, majoritairement avec des partenaires industriels, un centre de culture scientifique la Rotonde qui s’engage depuis 25 ans dans la médiation des sciences avec plus de 50 000 visiteurs/an

·         Une qualité de vie incomparable : 46 jours de congés et RTT, télétravail partiel, prise en charge des transports en commun à 75 %, soutien financier au covoiturage et au vélo et un baromètre social où 83 % des collaborateurs plébiscitent la qualité de vie au travail

Construisons un avenir plus durable, à travers la science, l’ingénierie, et des projets qui font sens.

📩 Candidatez dès maintenant !

Date limite 30/04/2025

🔗 Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE :

https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistante-ou-assistant-de-gestion-cdd-12-mois-centre-sciences-des-materiaux-et-des-structures-2

📌 Informations complémentaires

·         Rémunération fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom.

·         Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.

·         Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux personnes contractuelles

·         Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative

·         A usage interne Institut Mines Télécom

Catégorie III – Métier M – Technicien / Technicienne en gestion administrative selon le Cadre de Gestion

📞 Contacts

Sur le contenu du poste :

Sophie VIALA-CARRIER RAF
Mail : sophie.carrier@emse.fr
Tel. : +33 (0)4 77 42 01 66

Sur les aspects administratifs/RH:
Julie JAFFRE – Gestionnaire RH
Mail : julie.jaffre@mines-stetienne.fr
Tél. : +33 (0)4 77 42 00 17

Amandine HIRONDEAU – Adjointe DRH et Responsable pôle recrutement

Mail:  hirondeau@emse.fr
Tel. : + 33 (0)4 77 42 01 03