UNE OU UN GESTIONNAIRE DE SCOLARITE sur le campus Saint-Etienne - CDD 12 mois DIRECTION DE LA FORMATION

Présentation de Mines Saint-Etienne

« École d’ingénieur.e.s responsable, moteur d’innovations à impact sociétal » traduit l’engagement de nos enseignants-chercheurs et de notre personnel administratif et technique pour relever les défis des grandes transitions du XXIe siècle. Forts d’une histoire de plus de 200 ans, de l’excellence de nos personnels et de nos étudiant.e.s, nous assurons des missions de formation, de recherche, d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. Avec 2 500 élèves, 500 personnels, et un budget de 50 M€, nous rayonnons sur 3 campus dédiés à l’industrie des futurs, à la santé et au bien-être et à la souveraineté numérique et microélectronique, situés dans 3 métropoles majeures : Saint-Etienne, Lyon et Aix-Marseille-Provence. Classée par le magazine l’Etudiant dans le TOP 10 national et présente dans les classements internationaux, Mines Saint-Etienne est membre du réseau T.I.M.E. des meilleures « Technological Universities » mondiales et, par son appartenance à l’Institut Mines-Telecom, membre de l’Université Européenne EULIST.

Rejoindre aujourd’hui Mines Saint-Etienne, c’est faire le choix de contribuer à son impact sur la société et sur les défis des grandes transitions du XXIe siècle, dans un environnement stimulant, international et à taille humaine, au service de nos étudiants, enseignants, chercheurs, partenaires industriels et universitaires. C’est aussi le choix de rejoindre une équipe qui vous fera progresser dans vos compétences et vous donnera envie de continuer avec nous.

UNE ECOLE DE L’INSTITUT MINES-TELECOM :

L’Institut Mines-Télécom est le 1er groupe public de Grandes Écoles d’ingénieur.e.s et de management de France. Constitué de huit Grandes Écoles publiques et de deux écoles filiales, l’Institut Mines-Télécom anime et développe un riche écosystème d’écoles partenaires, de partenaires économiques, académiques et institutionnels, acteurs de la formation, de la recherche et du développement économique.

La stratégie 2023-2027 de Mines Saint-Etienne s’inscrit dans celle de l’Institut Mines Telecom. Elle a pour ambition d’accompagner les transitions écologique, numérique, et générationnelle et d’en former les acteurs et de soutenir la souveraineté nationale et européenne en microélectronique et numérique.

Pour mettre en œuvre cette stratégie, elle recrute une ou un Gestionnaire de scolarité.

ENVIRONNEMENT DU POSTE ET DESCRIPTION DES MISSIONS :

Direction de la Formation

La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence, Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.

Les pôles de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne, dans les cursus suivants :

• Ingénieur Civil des Mines (ICM), sur le campus de Saint-Etienne ;
• Ingénieur Spécialisé en Microélectronique et INormatique (ISMIN), sur le campus Provence ;
• 4 cursus d’ingénieur sous statut salarié (en apprentissage et en formation continue), en partenariat avec l’ISTP - Institut Supérieur des Techniques de la Performance ;
• 16 parcours de master DNM, dont 10 en anglais, dont deux Masters Erasmus-Mundus
• 8 formations spécialisées (Mastères Spécialisés - MS et Master of Science – MSc, de la CGE) ;
• 2 formations Ingénieur de spécialisation (en un an), ouverture en 2025 ;
• Licence en sciences et ingénierie (en deux ans) « Ingénierie et santé », ouverture en 2025 ;

Par ailleurs, dans le cadre de son plan stratégique, Mines Saint-Étienne met en œuvre une augmentation de ses effectifs étudiants de 20%, d’une part en apprentissage et d’autre part par la création de nouvelles formations, les trois premières en cours d’accréditation par la Cti :

• Ingénieur de spécialisation (en un an) « Impact climatique » ;

• Ingénieur de spécialisation (en un an) « Industrie du futur » ;

• Postbac (en deux ans) « cycle Préparatoire et Diplômant en Ingénierie de la Santé » ;

Description des missions

La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité Saint-Etienne, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.

• Suivi administratif des formations sous statut apprenti :

- Mise en place de divers processus administratifs dans le cadre du partenariat MSE-ISTP ;

- Suivi des inscriptions en liaison avec le service recrutement de l’ISTP ;

- Organisation de l’usage de moyens patrimoniaux (salle, hors plateformes)

- Suivi des heures de face-à-face pédagogiques réalisés par les personnels de Mines Saint-Etienne ;

- Suivi du processus de diplomation, archivage et gestion de demandes post-diplomation ;

- Reporting auprès de l’IMT et de divers organismes externes (Cti, CDEFI,…)

- Ces missions seront assurées en liaison fonctionnelle avec : (i) les personnels de l’ISTP en charge de la gestion de quatre formations d’ingénieur de spécialité et (ii) le chargé de mission « Apprentissage » de l’Ecole.

• Gestion administrative des formations sous statut étudiant :

- Gérer les processus de candidature et d’admission sur dossiers : premiers contacts, vérification des dossiers, transfert aux responsables de formation pour décision, notifications des décisions après l’admission, préparation des inscriptions administratives et pédagogiques ;

- Gérer le suivi de la scolarité au quotidien : saisie des informations dans le SI, établissement de certificats et d’attestations, gestion des résultats académiques et des conventions de stage ;

- Contribuer aux jurys des études (bilans de synthèse des résultats académiques, préparation des décisions d’attribution de diplôme, édition des documents associés) ;

- Gérer au quotidien l’interface entre les élèves, les enseignants et les équipes administratives, faciliter la résolution des problèmes associés ;

- Contribuer à l’identification et au suivi des étudiants en difficulté en concertation avec les personnes compétentes (service social, psychologue, médecine de prévention)

- Assister les utilisateurs dans la planification des activités sur le SI Scolarité ;

- Gérer le processus de diplomation, d’archivage et les demandes post-diplomation ;

- Reporting auprès de l’IMT et de divers organismes externes (Cti, CDEFI,…)

En fonction de besoins, le/la gestionnaire de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d’autres missions comme : organisation administrative, participation à la surveillance des examens et concours, soutien à l’organisation d’événements organisés par l’école ou les élèves.

Ces missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins perçus ou de l’organisation et des nouveaux besoins.

Le poste est basé sur le campus de Saint-Étienne. La participation à des activités sur les campus de Aix-Marseille-Provence/Lyon et les collaborations internationales sont encouragées.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• · Diplôme BAC + 4, ou
• · Diplôme BAC + 2 ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 2 ans, ou
• · Diplôme BAC ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 6 ans, ou
• · Expérience professionnelle ≥ 10 ans,

Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes :

• Une expérience dans l’enseignement supérieur sera appréciée ;
• Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l’informatique ;
• Bonne maîtrise de l’anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand,…) serait un plus ;
• Capacité démontrée dans la mise en place des règles et des procédures ;
• Maîtrise affirmée des outils bureautiques et notamment d’Excel ;
• Autonomie dans la hiérarchisation des tâches et l’organisation de son activité, en tenant compte des contraintes et des échéances ;
• Goût et aptitude pour le contact et la communication ;

Vous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes :

• Avoir le sens du travail en équipe
• Avoir le sens du relationnel
• Rigueur, fiabilité, et assiduité
• Sens de l’organisation, méthodologie
• Capacités d’adaptation/ réactivité/disponibilité
• Savoir gérer les priorités
• Discrétion
• Savoir interagir avec différents interlocuteurs
• Avoir une démarche proactive et d’anticipation
• Sens de l’initiative et force de proposition
• Savoir rendre compte

POURQUOI NOUS REJOINDRE :

Mines Saint-Etienne se distingue par :

• Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d’environnement (fonctions support et soutien) élevé
• Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan
• Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels
• 25% d’étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST
• Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle – La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50 000 visiteurs par an)
• Classée par le Times Higher Education dans le TOP 100 Mondial et leader dans ses deux régions d’appartenance pour les Objectifs de Développement Durable « Lutte contre les changements Climatiques », « Villes et Communautés Durables », « Ressources en Eau »
• Des campus à taille humaine, en environnement urbain, accessibles en mobilités douces (vélo, marche, transports en commun …)

• Un cadre de travail agréable. Pour 83 % des répondants au baromètre social annuel de Mines Saint-Etienne, la Qualité de Vie au Travail est jugée bonne ou satisfaisante. Accessibilité en transport ou proche des axes routiers

• Des frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75% (sous conditions)
• Un forfait mobilité durable
• Un foyer du personnel (activités sportives, culturelles, avantages CE sur des loisirs et temps de convivialité)

• La possibilité de télétravail partiel
• 46 jours de congés et RTT (pour un non cadre sur un temps plein classique à 38h30)

L’Institut Mines-Telecom est présent sur l’ensemble du territoire français et se caractérise par un environnement scientifique d’excellence : https://www.youtube.com/watch?v=m39m6hdNC48

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

Conditions de recrutement :

• CDD  de droit public d’une durée de 12 mois potentiellement renouvelable.
• Profil Non Cadre
• Prise de fonction souhaitée : 01/01/2025
• · Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom
• · Temps plein

• Poste basé à Saint-Étienne.
• A usage interne :

• Catégorie III – Métier L – Technicien administratif et de gestion selon le Cadre de Gestion

Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.

Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles.
Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative.

Modalités de candidatures :

Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE

https://institutminestelecom.recruitee.com/o/une-ou-un-gestionnaire-de-scolarite

• Date limite de candidature * : 10/11/2024
• Processus de recrutement pour information (dates prévisionnelles des étapes suivantes)

Les candidats retenus après examen de leur dossier de candidature seront reçus en entretiens fin novembre à Saint-Etienne.

Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures.

En savoir plus :

Pour tous renseignements sur le poste, s’adresser à :

Directeur de la Formation

M. Krzysztof Wolski: Tel. : +33 (0)4.77.42.66.18,

Mail : wolski@emse.fr

Directeur des Etudes du cursus ICM et responsable de la scolarité sur le campus de St-Etienne :

M. Marc Roelens, Tél. : +33 (0)4.77.420173

Mail : roelens@emse.fr

Pour tous renseignements administratifs, s’adresser à :

Amandine HIRONDEAU – Adjointe DRH et Gestionnaire RH

Mail:  hirondeau@emse.fr
Tel. : + 33 (0)4 77 42 01 03

Liens utiles :

https://www.mines-stetienne.fr/

https://www.imt.fr/

https://www.youtube.com/watch?v=QUeuC5iQiN0

La protection de vos données :

https://www.mines-stetienne.fr/wp-content/uploads/2018/12/Informations-des-candidats-sur-les-traitements-de-donn%C3%A9es-personnelles.pdf