Assistant(e) de direction exécutive - CDI - IMT Mines Alès

Venez rejoindre l'IMT Mines Alès, grande école de prestige qui se classe parmi les meilleures écoles d’ingénieurs sur le plan national et mondial et implantée à Alès, ville à taille humaine, capitale des Cévennes où la qualité de vie est fortement appréciée par ses habitants.

Créée en 1843, IMT Mines Alès compte à ce jour 1400 élèves (dont 250 étrangers) et 400 personnels.

Vous intégrez la Direction Générale de l'IMT Mines Alès, qui s’organise autour de quatre grandes fonctions: le pilotage, les métiers, le rayonnement et les fonctions support, permettant à l’école de mener à bien ses missions.

Vos principales missions :

• Organiser le fonctionnement du secrétariat de la direction (courriers, messagerie, invitations et agenda) et veiller au contrôle des documents soumis à la signature de la directrice, en lien étroits avec la responsable de l’impact territorial ;

• Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certains dossiers signalés qui lui sont confiés en propre ; assurer le traitement et le suivi des interventions ;

• Être responsable du planning, des déplacements ; organiser des séminaires, des colloques et des cérémonies officielles (inaugurations, rencontres scientifiques, évènementiels spécifiques);

• Conseil d’école : Organisation des réunions, préparation des documents, rédaction des procès-verbaux, suivi des mandats des membres du conseil d’école, contact avec le président du conseil d’école

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’école, rédaction des comptes rendus de réunion et des relevés de décisions ;

• Collecter des informations sur des thèmes particuliers, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation ;

• Organiser et coordonner le suivi des conventions stratégiques signature et mise en œuvre (élaboration d’un échéancier avec alerte, mise en place d’un tableau de suivi partagé),

Par ailleurs, vous assurez des missions opérationnelles comme notamment :

• Organisation des déplacements de la directrice et du directeur adjoint, et des responsables des missions Responsabilité Environnementale et Sociétale, et Qualité et Performance et de l’impact territorial : saisie des ordres de mission et des états de frais, réservation des moyens de transport

Enfin, vous intervenez en appui à la démarche qualité de l’établissement, conformément aux missions décrites dans la fiche de poste.

Vous trouvez plus d’information sur le descriptif du poste ici : https://partage.imt.fr/index.php/s/7MyNdJCdjA8Tty8

Compétences requises :

• D’un naturel optimiste, votre action quotidienne illustrera votre attachement aux 6 valeurs de l’école : Engagement, Excellence, Partage, Ouverture, Responsabilité et Audace,

• Vous avez pour habitude de chercher l’opportunité et les moyens de faire même lorsque cela semble impossible.

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack Office, gestion électronique de documents, etc.).

• Parfaite expression écrite et orale, style professionnel adapté aux instances dirigeantes.

• Connaissance des codes institutionnels et des environnements complexes (secteurs public, parapublic ou grande entreprise appréciés).

• Capacité avérée à organiser, prioriser, et gérer les urgences avec méthode.

• Pratique orale et écrite de l’anglais

Compétences comportementales (savoir-être) :

• Discrétion absolue et loyauté dans le traitement des informations sensibles.

• Posture professionnelle affirmée, avec aisance dans les interactions avec des décideurs.

• Sens aigu de la diplomatie, de l'écoute et de la confidentialité.

• Rigueur, fiabilité, sens du service et engagement.

• Capacité à prendre du recul, à être force de proposition, et à travailler en toute autonomie dans un environnement exigeant.

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Bac +3 à Bac +5 dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion ou des sciences humaines.

• Expérience confirmée (5 à 10 ans minimum) dans un poste d’assistanat de haut niveau, idéalement dans un environnement de direction générale ou institutionnelle.

Informations complémentaires :

CDI de droit public - Emploi ouvert aux fonctionnaires & contractuels

Informations à usage interne à destination des agents sur Cadre de gestion de l'IMT :

• Catégorie-métier de référence du poste : III-L

- Catégorie et métier des personnes pouvant postuler : III - J1, J2, K, L, M, N, O
Le poste est ouvert à toutes et tous avec sur demande des aménagements pour les candidats et candidates en situation de handicap.

Date limite de candidatures : 17/08/2025

Date pressentie indicative du jury : 05/09/2025

Date de prise de fonction souhaitée : 01/11/2025

Il est vivement conseillé de contacter les personnes mentionnées ci-dessous sur la partie « contenu du poste ».

Les contacts :

Sur le contenu du poste :

• Assia TRIA, Directrice, assia.tria@mines-ales.fr

• Sébastien MARTINEZ, Directeur adjoint, sebastien.martinez@mines-ales.fr

Sur les aspects administratifs :

• Géraldine BRUNEL, Directrice du service des relations humaines, geraldine.brunel@mines-ales.fr

Alors rejoignez nous et profitez de ces nombreux avantages :

• Possibilité de télétravail

• Nombreux congés

• Restauration sur place

• Fais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%

• Forfait mobilité durable pour le covoiturage ou les trajets en vélo

• Ecosystème d'innovation stimulant (startups, étudiants, recherche, entreprises ...)

• Environnement idéal pour vivre ses passions (mer/montagne à proximité)