Assistant·e des Directions Relation et Développement Internationale (DRDI) /Executive Education (DEE) – CDD 18 mois

Présentation de l'Ecole :

Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master). Vidéo de présentation d’Institut Mines-Télécom Business School

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

Missions

• Assister la Directrice de la DRDI et la Directrice de la DEE

• Assister la direction des Relations et du Développement International et la direction de l’Exécutive Education dans leur développement et leur fonctionnement opérationnel

• Engager les dépenses et assurer le suivi du budget des deux directions
  

Activités

1/ Gestion administrative dans le cadre des actions des 2 directions (DRDI-DEE)

•  Assiste les directrices, traite les informations et les dossiers d'ordre administratif et en vérifie la conformité

• Organise les réunions de service, produit les comptes rendus et assure le suivi des actions

• Organise les déplacements des membres des 2 directions et assure la gestion des missions (nationales et internationales) : création, suivi, et retour de mission, chiffrage, contrôle, etc.

• Aide à l'organisation des évènements et des instances DEE

• Aide à l’organisation des événements DRDI (Erasmus Days, rentrées, programmes courts)

• Participe à l'accueil / logistique de participants, intervenants, invités internationaux

• Participe aux activités de reporting (apporte son soutien pour les enquêtes Alumni et Questionnaires de satisfaction)

• Assure l’administration des ventes en soutien de l’équipe commerciale

2/ Gestion budgétaire des 2 directions (DRDI-DEE)

- Aide à la construction des tableaux de pilotage

      - Assure le suivi du budget alloué aux 2 directions et met à jour les tableaux de pilotage

• Assure le suivi du budget Erasmus de la DRDI et met à jour les tableaux de pilotage 

• Engage les dépenses, contrôle les factures avant certification et alerte les directeurs sur les questions budgétaires 

• Assure la diffusion des informations relatives aux process DAF et soutient les équipes dans leurs démarches avec la DAF 

• Suit les devis et les paiements avec les prestataires

Formation

• Diplôme Bac+ 2 ou équivalent ou

• Diplôme Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans ou

• Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

• Maîtrise du Pack office : traitement de texte, tableurs, présentations

• Maîtrise des outils informatiques ou numériques : Intranet, Web, visio-conférence, outils collaboratifs indispensable, SIREPA, PEP, GFD

• Donnes compétences en expression écrite et orale

• Maîtrise de l’anglais professionnel (oral et écrit) – Niveau B2 (Cadre européen commun des langues)

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

• Connaissance des règles de la comptabilité publique

• Connaissance des outils SIREPA, PEP, GFD,

• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche 

• Expérience dans un département des relations internationales ou un organisme de formation

Capacités et aptitudes

• Discrétion

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation

• Sens du service clients internes / externes

• Travail en équipe

• Autonomie

• Polyvalence

• Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs multiples, aisance relationnelle

• Gestion des priorités

• Souci de l’image et de la valorisation de l’école à l’extérieur

• Intérêt pour d’autres cultures

Indications de rémunération:

• Fourchette indicative de rémunération (hors bonus annuel variable): 25.000 - 38.000 euros bruts annuels, selon le profil et l’expérience (charges salariales réduites en secteur public).

Informations complémentaires et candidature

• Date limite de candidature : 

• Nature du contrat : CDD de 18 mois

• Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)

• Catégorie et métier du poste (usage interne): III-M, Assistant de direction et assistant relations extérieures et communication ou B (fonction publique)

• Poste ouvert aux métiers de niveau immédiatement inférieur (usage interne)

• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap

• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels

• Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus

• Contact: clemence.drouet@imt-bs.eu, marie.bia_figueiredo@imt-bs.eu