Chargé ou Chargée d’accompagnement professionnel et coordination administrative Pôle Alternance - CDI

Présentation de l'Ecole :

Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 
Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

Missions

En proche coordination avec la responsable de l’alternance :

•  Assurer l’assistanat du pôle alternance (Bachelor, Programme Grande Ecole et Mastères spécialisés en alternance)

• Assurer la gestion administrative des alternants

• Accompagner un groupe dédié d’étudiants pour leur recherche d’entreprise d’accueil et pour leur suivi

• Accompagner les entreprises dans leur recherche d’alternants

• Participer à l’organisation des événements et de la promotion de l’alternance

Activités

1/ Assurer l’assistanat du pôle alternance :

 En contact quotidien avec les autres membres de l’équipe du Career Center, les étudiants et alternants, le service scolarité et les autres membres de l’école et travaillant en étroite collaboration avec la responsable du pôle alternance :

•  Contribuer à la préparation et la mise à jour des documents (livrets de l’apprenti, attestations, convocations, informations diverses…) selon les recommandations de la Responsable de l’Alternance

• Recevoir et contrôler les dossiers des apprenants souhaitant intégrer un parcours en alternance et contribuer le cas échéant à saisir les informations dans les tableaux de suivi des apprenants à accompagner pour leur recherche d’entreprise (Admis Passerelle, suivi du coaching, BDD Alternance)

• Saisir les informations sur les logiciels métiers (Aer, Moodle, Cloé, Open Portal …) et gérer les anomalies fonctionnelles

• Constituer les dossiers des alternants de l’année académique incluant le Cerfa, l’avant-projet et le contrat d’objectifs

• Saisir et mettre à jour les fichiers de suivi des alternants (BDD Alternance notamment) tout au long de l’année académique

• Collecter les informations et établir les statistiques nécessaires pour les accréditations et pour le suivi de l’activité selon les recommandations de la responsable du Career Center

• Rédiger les processus de gestion du Pôle Alternance et les adapter lorsque nécessaire selon les recommandations de la Responsable du Pôle alternance

• Assister la Responsable du Pôle alternance sur certaines missions ponctuelles

• Participer activement aux projets transverses du Career Center

2/ Assurer la gestion administrative des alternants :

• Accueillir et répondre aux questions courantes des étudiants (téléphone et mails)

• Diffuser des informations aux étudiants à la demande de la Responsable de l’Alternance

• Transmettre mensuellement au CFA l’état des présences et des absences

• Saisir les absences dans l’application Cloé du CFA EVE à partir des états communiqués par le service de la scolarité

• Tenir un état récapitulatif mensuel des heures de cours effectivement dispensées sur la base des éléments communiqués par le service de la scolarité et le transmet au CFA

• Faire un état du suivi tutoral et relance alternants et tuteurs à chaque étape lorsque nécessaire

• Se coordonner avec l’équipe Practice pour le bon paramétrage des espaces Moodle concernant le Pôle Alternance et mettre à jour l’espace Moodle d’information sur l’alternance

• S’assurer du dépôt des livrables sur les espaces Moodle (espace de suivi et espace de dépôt des mémoires/rapports) et de leur correction

• Extraire les notes de mémoire/rapport, de soutenance et de suivi professionnel et les saisir dans l’application dédiée (SI Scolarité)

• Transmettre au service de la scolarité et à la responsable du Career Center les informations nécessaires à la préparation du jury des études

3/ Accompagner un groupe dédié d’alternants pour leur recherche d’entreprise d’accueil et leur suivi en entreprise :

• Assurer un premier rendez-vous de coaching individualisé avec un groupe dédié d’alternants : projet professionnel, stratégie de recherche, outils de communication (CV, profils LinkedIn, usage de l’IA générative dans la recherche)

• Faire des points réguliers avec les alternants en recherche pour adapter la recherche  lorsque nécessaire (stratégie de recherche, simulations d’entretiens par exemple)

• Contribuer à la préparation de supports et à l’animation pour des amphis ou ateliers de recherche

• Faire un reporting régulier du suivi et des placements de son groupe d’alternants auprès de la responsable du Pôle Alternance et de la Responsable du Career Center

• Faire le suivi tutoral d’un groupe d’étudiants de M1 en apprentissage

4/ Accompagner les entreprises dans leur recherche d’alternants

• Diffuser les offres en alternance entrantes sur Jobteaser et sur les autres supports pertinents si nécessaire (LinkedIn, mail)

• Créer des Cv Books en vue d’actions coordonnées avec le service Relations Entreprises

• Accompagner les entreprises dans leur recherche d’alternants (sélection personnalisée de CVs, diffusion des offres sur le/les canaux pertinents, identification des besoins)

• Positionner des alternants en recherche sur des offres et effectuer un suivi des positionnements et de leurs résultats auprès des entreprises (relance, proposition de nouveaux CV).

5/ Participer à l’organisation des événements et la promotion de l’alternance :

• Aider la Responsable de l’alternance et participer à l’organisation des journées de rentrée et de la Réunion d’Information des Maîtres d’Apprentissage (RIMA)

• Participer à l’organisation logistique des Soutenances : réserver les salles et le matériel, créer les liens visio si nécessaire, contribuer à la création des supports de communication

• Participer à l’organisation des jurys des Soutenances : organiser les jurys et envoyer les convocations, s’assurer de la présence des membres de jury, vérifier quotidiennement les salles de soutenances

• Participer à l’accueil des Soutenances : Assurer l’accueil des alternants, des membres de jurys et des tuteurs entreprises

• Participer aux évènements tels que la RIMA, les événements organisés par le service Relations Entreprises (Corporate Breakfast et forums de recrutement)

Formation

• Diplôme Bac + 2 ou équivalent 

• Diplôme Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans

• Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

• Connaissance du monde de l’entreprise et de ses métiers, de l’enseignement supérieur et des écoles de management

• Très bonne expression écrite et orale en français

• Très bonne maîtrise des outils informatiques (Pack office, Excel notamment)

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

• Expérience de l’accompagnement d’étudiants ou d’alternants

• Connaissance de l’écosystème de l’alternance et des contrats

• Connaissances en législation du travail ou en ressources humaines

Capacités et aptitudes

• Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs multiples et de manière adaptée y compris avec des entreprises, aisance relationnelle

• Sens du service clients internes / externes, écoute

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation

• Travail en équipe

• Autonomie

• Polyvalence

• Force de proposition dans l’amélioration des processus

• Gestion des priorités

Informations complémentaires et candidature

• Date limite de candidature : 6 juin 2025

• Nature du contrat : CDI

• Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)

• Catégorie et métier du poste (usage interne): III-L, Technicien administratif et de gestion ou B (fonction publique)

• Poste ouvert aux métiers de niveau immédiatement inférieur (usage interne)

• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap

• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels

• Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus

• Contact: Agnès Delignon (agnes.delignon@imt-bs.eu) ou Sandrine Cadieu (sandrine.cadieu@imt-bs.eu)