Gestionnaire de recrutement des élèves - CDI ou Fonctionnaire catégorie B

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

École du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une école de l’Institut Mines- Télécom, 1er groupe d’écoles d’ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions - former des ingénieurs en intégrant la dynamique du développement durable, faire de la recherche scientifique, contribuer au développement économique et diffuser la culture des sciences, des techniques et de l'innovation - en un cercle vertueux et porteur d'innovation.

Son positionnement en matière de formation et de recherche la place IMT Mines Albi comme école de référence sur trois des quatre thématiques de l’IMT, à savoir l’industrie du futur responsable, l’énergie, économie circulaire et société ainsi que l’ingénierie, santé et bien-être.

IMT Mines Albi s‘est dotée en 2023 et pour une période quinquennale, d’un plan stratégique décliné en 7 grandes actions, répondant ainsi aux orientations stratégiques du groupe IMT à laquelle elle appartient.

Le poste est à pourvoir à la Direction des formations au sein du pôle recrutement et mobilité académique auprès de la responsable du pôle et de la chargée de recrutement et de mobilité. Le pôle est chargé du développement et de la diversification des voies d’accès à l’école en national et à l’international pour les cycles ingénieur et mastère. L’objectif est d’augmenter le nombre d’ingénieurs en formation et de diversifier les voies d’accès auprès des étudiants en IUT et des Universités en France et à l’international en complément de la voie d’accès principale qui est le Concours Mines-Télécom accessibles aux élèves en classe préparatoire aux grandes écoles. Le pôle a pour mission de d’organiser les recrutements des élèves (en cycle ingénieur étudiant et alternant et en cycle mastère) puis d’accompagner les élèves admis à l’école dans leur démarche d’inscription, de faciliter leur intégration en déployant une politique d’accueil. Le pôle a également pour mission d’accompagner les élèves dans la construction de leur projet de mobilité académique et dans la construction de leur projet professionnel par la mise en place et le suivi du dispositif référent/référé.

Le pôle recrutement et mobilité académique rassemble 6 personnes (la responsable, la chargée de recrutement et de mobilité et 4 gestionnaires dont 1 poste à pourvoir). Il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des personnes de la Direction des Formations, les enseignants chercheurs de l’école, la Direction des Affaires internationales, la direction de la communication ainsi qu’avec de nombreux établissements partenaires en France et à l’international.

DESCRIPTION DU POSTE :

Vous prendrez en charge les missions et activités suivantes :

1) Assurer un lien avec le service communication pour le renseignement des candidats sur les voies et modalités d’admission et participer occasionnellement à des actions de promotion (webinaires, salons de l’orientation, portes ouvertes, etc.)

2) Gérer les recrutements des élèves en cycle ingénieur et en cycle mastère

• Participer à la rédaction des notices pour les différents recrutements, concevoir les plannings des campagnes de recrutement, configurer les plateformes de recrutement, accompagner les candidats dans la procédure de candidature, réaliser l’instruction administrative des dossiers des candidats, organiser les commissions de recrutement.
• Assurer la logistique pour l’organisation des épreuves qui se déroulent en présentiel à l’école ou à distance, accueillir les candidats et les membres de jury pendant les épreuves.

Rédiger les procès-verbaux d’admission, communiquer les résultats des concours, suivre les admis académiques en filière alternant, gérer les dossiers des vacataires.

3) Inscrire les élèves, les accueillir et participer à leur bonne intégration à l’école, participer à l’organisation des élections des élèves dans les instances de l’école

• Accompagner les élèves dans leur démarche d’inscription administrative à l’école, vérifier et valider leur dossier d’inscription, travailler en lien avec le service comptable pour les droits de scolarité.
• Organiser les journées d’accueil des élèves à la rentrée et participer au projet de développement de la politique d’accueil « Bienvenu à IMT Mines Albi ». Participer à l’organisation des élections des élèves dans les instances de l’école, émettre des attestations scolaires.

4) Assurer le suivi des données du pôle recrutement et participer à la démarche d’amélioration continue (démarche qualité)

• Assurer le suivi des données dans le cadre de l’interface avec la cellule donnée
• Assurer le suivi des dossiers SISE, CGE, réponses aux enquêtes
• Concevoir et rédiger des documents de procédure utiles à la gestion et au suivi des dossiers dans le cadre de la démarche qualité.

5) Participer à la préparation et à la mise en œuvre de la fonction référent pour les élèves

Le dispositif référent permet à chaque élève de choisir un enseignant ou un cadre de l’administration pour l’accompagner dans la construction de son projet professionnel. Il est copiloté par le pôle recrutement et le pôle formation générale de l’ingénieur

En binôme avec un autre gestionnaire animateur de la fonction référent, participer à la préparation et à la mise en œuvre de la campagne annuelle de la fonction référent :

• · Présenter la fonction référent auprès des élèves et des enseignants
• · Accompagner les élèves pour le choix de leur référent
• · Organiser des ateliers d’information pour les référents
• Organiser des évènements spécifiques pour la fonction référents internationaux (journée speed dating, Erasmus day’s, etc …)

6) Assurer la continuité du service et contribuer à la bonne réalisation de toutes les missions du pôle

• Assister la responsable du pôle et la chargée de recrutement et de mobilité, préparer les ordres du jour des réunions, rédiger des comptes rendus.

Être en mesure d’aider/ ou de remplacer les autres personnes du pôle sur l’ensemble des dossiers (gestion de projets, conception de diaporama, de documents, organisation d’évènements, gestion de dossiers de mobilités et de bourses etc).

CAPACITE ET ATTITUDES :

Savoirs :

•  Gestion de projets
• Techniques de rédaction
• Techniques de communication
• Environnement administratif et institutionnel
• Connaissance règlementaire et juridique
• Démarche qualité
• Connaissances générales de l’enseignement supérieur
• Très bonne maîtrise de l’anglais et si possible d’une autre langue (espagnol/portugais, ou autre)

Savoir-faire :

• Pack office
• Suite Adobe (serait un plus pour la candidature)
• Capacité à concevoir des outils de communication
• Agilité pour utiliser les plateformes numériques
• Accompagner et conseiller
• Prendre la parole en public
• Instruire et vérifier un dossier
• Analyser, synthétiser
• Rédiger une information
• Respecter les délais, prioriser
• Travailler en équipe, en réseau
• Mettre en œuvre les procédures et la réglementation, qualité (serait un plus pour la candidature)
• Définir un tableau de bord et le mettre en œuvre, évaluer une activité
• Capacité à s’exprimer et à rédiger en français, en anglais et si possible dans une autre langue (espagnol/portugais ou autre)
• Assistance de manager, être force de proposition

Savoir-être :

• Rigueur, précision, fiabilité
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité à rendre compte
• Sens des relations humaines
• Capacité d’adaptation
• Envie d’apprendre
• Esprit d’équipe
• Confidentialité
• Disponibilité

AU-DELÀ DE L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL, POURQUOI NOUS REJOINDRE ? :

• cadre de travail agréable dans un campus de 22 ha avec équipements sportifs
• 3 cycles de travail proposé et qui offre des droits à congés :
• 37h30 : 41 jours de congés
• 38h30 : 46 jours de congés
• 40h00 : 54 jours de congés
• restauration administrative sur place
• aide à la mobilité durable pour le transport domicile-travail
• action sociale ( protection sociale complémentaire et aide aux familles)
• aide au déménagement
• activités sportives, culturelles

Lien vers le film de marque IMT : https://www.youtube.com/watch?v=m39m6hdNC48

Lien de présentation d’IMT Mines Albi : https://www.youtube.com/watch?v=ClBHxAbWtgI

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Nature et durée du contrat : CDI ou fonctionnaire catégorie B

• À usage interne :

• Catégorie du poste et métier de référence : Catégorie III, Métier L – Technicien administration ou de gestion ou fonctionnaire catégorie B

• Métier(s) de référence des agents pouvant postuler : Toutes catégories

• Localisation du poste : Albi

• Date limite de candidature : 1^er novembre 2024

• Date prévisionnelle des auditions : semaine du 4 au 8 Novembre 2024

• Date de prise de fonction souhaitée : 1^er janvier 2025

• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap

• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles

• Contacts :

Sur le contenu du poste :

Claire BERNIGOLE responsable du pôle recrutement et mobilité académique (claire.bernigole@mines-albi.fr) Tél. 07 89 85 88 12

Sur les aspects administratifs/RH:

Laura OLIVIER, Gestionnaire RH (laura.olivier@mines-albi.fr) Tél. 05 63 49 32 23

PROFIL RECHERCHE :

Niveau bac+2 /BAC +3 minimum ou équivalent ou bac avec expérience professionnelle > 4 ans

Dans le domaine des ressources humaines, du droit, du commerce, du management, de la communication, du développement territorial ou culturel, de la gestion/animation de projets, de l’administration économique et sociale, du commerce, du marketing, des sciences politiques, de l’enseignement, des relations internationales, etc