Gestionnaire de scolarité (F/H) - Direction des Formations - CDD

ENVIRONNEMENT DU POSTE

L’École Nationale Supérieure des Mines de Saint-Étienne (Mines Saint-Etienne, MSE), école de l’Institut Mines Télécom (IMT) depuis le 1^er janvier 2017, est chargée de missions de formation, de recherche et d’innovation, de transfert vers l’industrie et de culture scientifique, technique et industrielle. Mines Saint-Etienne représente : 2400 élèves-ingénieurs et chercheurs en formation, 450 personnels et un budget consolidé de 50 M€. L’école est située sur 3 sites à Saint-Étienne (Loire) d'environ 36 000 m², sur un campus à Gardanne (Bouches-du-Rhône) d'environ 25 000 m² et dispose d’une plateforme à Lyon dédiée à l’industrie du futur (campus Charbonnières-les-Bains). Elle est structurée en 5 centres de formation et de recherche, un centre de culture scientifique, technique, industrielle et pilote des projets de développement en France et à l'étranger.

La direction des formations (DF) gère les formations suivantes :

• Ingénieur Civil des Mines (ICM), sur les sites de Saint-Etienne (42),
• Ingénieur Systèmes, Microélectronique et Informatique (ISMIN), sur le Campus Provence situé à Gardanne (13),
• 14 parcours de master dont 7 enseignés intégralement en anglais,
• 5 parcours de formation spécialisée accrédités par la Conférence des Grandes Ecoles (Mastères Spécialisés et Master of Science),
• Le nouveau cursus conjoint MSE-emlyon menant en 4 ans au double diplôme ICM de Mines St-Etienne et PGE (Programme grande Ecole) de l’emlyon business school.

Le pôle Scolarité du Campus Provence assure le suivi et la gestion de plus de 300 étudiants et dans ce cadre recrute un(e) gestionnaire de scolarité en contrat à durée déterminée de 7 mois, pour venir en renfort de son équipe de gestionnaires.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité du directeur des études ISMIN, le/la gestionnaire de scolarité sera principalement affecté(e) au soutien à la gestion de la scolarité des formations opérées à Gardanne. Il/elle participera également à la gestion opérationnelle d’autres formations en fonction des besoins.

La personne recrutée sera formée aux processus administratifs en vigueur dès son arrivée et évoluera dans le périmètre du pôle scolarité ce qui lui permettra d’assimiler rapidement les modes de fonctionnement de la scolarité et la connaissance des formations de MSE.

Missions de gestionnaire de scolarité :

• Gestionnaire scolarité des élèves ISMIN 3A/4A et M2
• Plagification et planification des cours, organisation des examens
• Participation aux bilans de Groupements Pédagogiques
• Suivi des absences et des justifications des élèves
• Suivi des notes des élèves ainsi que des reliquats académiques
• Ordres et frais de mission
• Organisation des visites dans le cadre des enseignements
• Gestion des enseignants vacataires et frais de mission
• Facturation des dépenses liées aux enseignements du niveau suivi
• Organisation de réunions de coordination avec représentants de promotion du niveau suivi
• Responsable du Groupement Pédagogique « Stages de fin d’Etudes »
• Participation en tant qu’encadrant à certains enseignements (Projets ISA, bilan de stage, présentations croisées, engagement Etudiant etc...)
• Participation à diverses réunions (service, comités, remise de diplômes etc...)
• Participation à la cellule de veille sociale
• Diplomation : Récolte des informations pour la remise des diplômes, participation à l’organisation de la cérémonie.
• Continuité de service scolarité en cas d’absence d’un autre agent (congés, arrêts maladie, …)

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité.

PROFIL :

La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

Expérience minimums requis :  

Bac+2/3, avec une expérience significative, de préférence au sein d'un établissement de l'enseignement supérieur, de minimum 2 années sur une fonction similaire

Compétences, connaissances et expériences indispensables :

• Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l’informatique
• Bonne maîtrise de l’anglais
• Forte capacité d’anticipation du fait de la mise en place du nouveau cursus conjoint
• Rigueur, méthode, fiabilité et autonomie : sens de l’organisation ; réactivité/disponibilité

Capacités et aptitudes :

• Qualités relationnelles et de travail en équipe, goût et aptitude pour le contact et la communication
• Diplomatie, tact, discrétion, sens de l’écoute et de l’équité, capacité à faire preuve à la fois d’empathie et de fermeté dans le respect des règles

Il est également important de :

• S'approprier rapidement un environnement complexe ainsi que ce nouveau cursus de formation
• Avoir la capacité de répondre de manière efficiente aux demandes des étudiants
• Savoir réorienter, si nécessaire, les demandes aux bons interlocuteurs en interne

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Nature et durée du contrat : CDD de 7 mois sur remplacement de congé parental, potentiellement renouvelable
• Localisation du poste : Gardanne (13)
• Date limite de candidature : 10 octobre 2024
• Les candidatures CV, Lettre de motivation et pièces identités sont à adresser à :

https://institutminestelecom.recruitee.com/o/gestionnaire-de-scolarite-fh-direction-des-formations-cdd

• Date des entretiens :  dernière quinzaine du mois d'octobre à Gardanne ( à préciser)

• Date de prise de fonction souhaitée :  1er novembre 2024 
• La rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom.
• Catégorie III – Métier L – Technicien administratif et de gestion selon le Cadre de gestion
• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.
• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles
• Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures.
• Le poste est situé à Gardanne, à Mines Saint-Etienne.
• L’activité s’exerce principalement en présence sur le campus. Le télétravail partiel est possible. Il est subordonné aux besoins du service.

MODALITES DE CANDIDATURE

Les dossiers de candidature devront comprendre :

• Une lettre de candidature,
• Un curriculum vitae faisant état des activités d'enseignement, des travaux de recherche et, éventuellement, des relations avec le monde économique et industriel (10 pages maximum),
• A la discrétion des candidats, des lettres de recommandation,
• La copie d’une pièce d’identité

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

L’Institut Mines-Telecom se caractérise par :
https://www.youtube.com/watch?v=m39m6hdNC48

• Un environnement scientifique d’excellence,

• Un groupe présentant des entités sur l’ensemble du territoire français.

Mines Saint-Etienne se distingue par :

• Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d’environnement (fonctions support et soutien) élevé,
• Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan,
• Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels,

25% d’étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST,

Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle – La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50 000 visiteurs par an),

Cadre agréable/ accessibilité en transport ou proche des axes routiers…,

Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75% (sous conditions),

Forfait mobilité durable,

Foyer du personnel (activités sportives, culturelles, avantages CE sur des loisirs et temps de convivialité),

La possibilité de télétravail partiel,

46 jours de congés et RTT (pour un cadre sur un temps plein)

CONTACTS :

Sur le contenu du poste :
M. Benjamin MASSIS

Mail : benjamin.massis@mines-stetienne.fr

Tel : 04 42 61 66 31

Sur les aspects administratifs/ressources humaines :
Servane ARRES - gestionnaire RH

Mail : servane.arres@emse.fr

Tel : 04 42 61 66 12

LIENS UTILES :

• https://www.imt.fr/
• https://www.mines-stetienne.fr/
• https://www.youtube.com/watch?v=QUeuC5iQiN0
• https://www.mines-stetienne.fr/traitements-donnees-personnelles