Gestionnaire Dépenses Recettes et Frais de Déplacements en CDI à IMT Nord Europe

Unité : Secrétariat Général – Direction des Affaires Financières (DAF)

Responsable hiérarchique : Directeur/Directrice des Affaires Financières

Nature de l’emploi : CDI

Catégorie du poste : Catégorie B – Métier L - Technicien administratif et de gestion

Lieu de travail : Site de Douai. Des déplacements ponctuels sur les autres sites de l’école sont à prévoir.

Contexte :

Ecole sous tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, et école de l’Institut Mines-Télécom, IMT Nord Europe a 3 missions principales : former des ingénieurs responsables aptes à résoudre les grandes problématiques du XXIème siècle ; mener des recherches débouchant sur des innovations à haute valeur ajoutée ; soutenir le développement des territoires notamment en facilitant l’innovation et les créations d’entreprises. Son objectif est de former les ingénieurs de demain, maîtrisant à la fois les technologies numériques et les savoir-faire industriels. Idéalement située au carrefour de l’Europe, à 1 heure de Paris, 30 minutes de Bruxelles et 1H30 de Londres, IMT Nord Europe a l’ambition de devenir un acteur majeur des grandes transformations industrielles, numériques et environnementales du XXIème siècle en combinant, tant dans ses enseignements et que dans sa recherche, les sciences de l’ingénieur et les technologies du numérique.

Localisée sur 2 sites principaux d’enseignement et de recherche, à Lille et à Douai, IMT Nord Europe s’appuie sur plus de 20 000m² de laboratoires pour développer un enseignement de haut niveau et une recherche d’excellence dans les trois domaines « Systèmes Numériques », « Energie Environnement », « Matériaux et Procédés ». L’Ecole dispose également d’antennes à Dunkerque, Valenciennes et Alençon.

Pour plus de détails, consulter le site internet de l’Ecole : www.imt-nord-europe.fr

Le poste est à pourvoir au sein de la Direction des Affaires Financières.

La Direction des Affaires Financières est notamment chargée d’assurer l’ensemble des processus dépenses et recettes relevant de l’ordonnateur, en lien avec l’agence comptable secondaire. Elle est également chargée de mettre en œuvre le processus de gestion des frais de déplacement au bénéfice des agents et intervenants de l’école.

Dans ce cadre, en binôme avec une collègue, et sous la supervision de l’adjointe du DAF, le (la) titulaire du poste remplit les missions définies ci-dessous :

Missions :

 Ces missions peuvent être réalisées ponctuellement en Télétravail

•          Gestion des frais de déplacement

•          Gestion des commandes et factures fournisseurs

•          Gestion des recettes et factures client

• Gestion des fiches physiques d’inventaire

Activités :

Gestion des frais de déplacement (40 % du temps)

•          Valider quotidiennement les réservations faites sur la plateforme du voyagiste,

•          Répondre aux demandes d’informations des assistantes des CERI (Centres d’Enseignement, de Recherche et d’Innovation), Directions et Services,

•          Contrôler et valider les ordres de mission et états de frais dans l’application GFD, puis les intégrer dans l’application SIREPA pour paiement,

•          Vérifier et mettre en paiement les factures du voyagiste,

•          Créer et mettre à jour les profils des agents dans l’application GFD,

•          Assurer le contact avec le voyagiste.

Gestion des commandes, factures fournisseurs et fiches d’inventaire (40 % du temps)

•          Contrôler et valider les demandes d’achat,

•          Editer et transmettre les bons de commandes dématérialisés,

•          Certifier les services faits,

•          Traiter la réception dématérialisée des factures via CHORUS CAB,

•          Emettre les demandes de paiement et ordres de reversement,

•          Saisir les fiches d’inventaire physique pour les demandes de paiement de son périmètre,

•          Assurer les relations comptables avec les fournisseurs (factures et avoirs, réponse aux relances),

•          Editer divers états.

Gestion des Titres de recettes et factures clients (20 % du temps)

• Saisir des factures clients et des titres de recettes individuels ou collectifs,

• Emettre des réductions de recettes et des demandes de comptabilisation

Réalisation de toute tâche administrative liée à l’activité de la DAF

Profil du candidat/de la candidate :

Ce poste convient à une personne titulaire d’un BAC +2, avec une expérience significative dans des missions et activités similaires à ce poste. 

Savoir être

• Rigueur et organisation

• Autonomie

• Gestion des priorités

• Respect des délais

• Sens du service public

• Qualités relationnelles

• Aptitude au travail en équipe

Savoir faire

• Connaissance des outils de Gestion SIREPA et GFD souhaitée

• Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel

Savoir 

• Connaissance des règles de la comptabilité publique

• Connaissance des règles de remboursement des frais de déplacement dans un établissement public

Conditions :

Le poste est à pourvoir dès que possible en CDI (contractuel de droit public).

Renseignements et modalités de dépôt de candidature :

Pour tout renseignement sur le poste, merci de vous adresser à :

M. Thomas DALLE, Directeur des Affaires Financières – ( : 03.27.71.21.04 – mél : thomas.dalle@imt-nord-europe.fr

Pour tout renseignement administratif, merci de vous adresser à la Direction des Ressources Humaines : jobs@imt-nord-europe.fr

Cet emploi est proposé en mobilité pour un fonctionnaire ou bien sous forme de contractuel de droit public.

Par ailleurs, le poste peut être aménagé pour une personne en situation de handicap.

Informations à usage interne à destination des personnels sur Cadre de Gestion de l'IMT :

• Catégorie-métier de référence : III-L Technicien administratif et de gestion

• Catégories et métiers de références des agents pouvant postuler : les agents de la catégorie III appartenant aux métiers J1, J2, K, L, M, N et O

INFORMATIONS SUR l’environnement de travail a imt nord europe

•          Possibilité du télétravail partiellement

•          Environnement exceptionnel de travail

•          Restauration collective sur place

•          Prise en charge des transports en commun sur trajet domicile-travail (75%)

•          Forfait mobilité durable (pour le covoiturage ou les trajets en vélo)

•          Complément familial selon la composition de la famille

•          Large gamme de prestations sociales (indemnisation 1ère installation, aides financières, chèque vacances…)

•          Ecosystème d’innovation stimulant (startups, étudiants, recherche, entreprises)

Date limite de candidature : 30/06/2025