Gestionnaire scolarité, Programme Grande Ecole - CDD 5 mois

Présentation de l'Ecole :

Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor – Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. 
Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

Missions

• Assurer la gestion administrative des étudiants en apprentissage et des enseignements de 3ème année du programme Grande Ecole (Master 2)

• Assurer la gestion administrative des étudiants en prolongation de Scolarité

•  Conseiller et assister les étudiants tout au long de leur scolarité et participer au suivi des étudiants en difficulté

• Assurer le relationnel avec les enseignants et le personnel administratif

Activités

1. Gestion de la scolarité des étudiants en apprentissage Programme Grande Ecole (Master2)

• Préparer et organiser la rentrée scolaire, participer aux accueils et s’assurer de la bonne intégration des étudiants

• Planifier les cours en relation avec les enseignants, mettre en œuvre les emplois du temps, effectuer les réservations de salles de cours et coordonner toutes les modifications ponctuelles nécessaires

• Assurer l’interface avec les services support : logistique, international, stages ainsi qu’avec le corps enseignant

• Initialiser et gérer la mise à jour des dossiers scolaires des étudiants et la gestion des cas particuliers des différents étudiants en difficulté

• Assurer l’organisation matérielle des partiels et examens en « présentiel » et à distance

• Récupérer, gérer et saisir les notes, vérifier leur cohérence, veiller au respect des échéances

• Veiller à l'application du règlement intérieur, notamment l’intégration et à l’application des nouvelles règles dans la gestion de la scolarité

• Veiller à l'archivage des documents pédagogiques (polycopiés de cours, sujets d'examens, études de cas...)

• Participer à l’amélioration et l’optimisation du Système d’Information (SI)

• Préparer les tableaux de synthèse et constituer les dossiers du Jury des Etudes, en assurer le suivi des décisions

2. Assurer la gestion administrative des étudiants en prolongations de Scolarité

• Assurer le suivi des étudiants placés en prolongation, neutralisation de scolarité, en assurer la réinscription dans le SI (en lien avec le service des inscriptions)

• Assurer la récupération, la gestion et la saisie des notes, établir des tableaux de synthèse et des bilans individuels, en lien avec les services internes et externes de l’école

• Préparer les tableaux de synthèse et constituer les dossiers de Jury des Etudes, en assurer le suivi de décisions

3. Relations avec les étudiants

• Conseiller et accompagner les étudiants dans l’organisation et le déroulement de la scolarité

• Organiser les amphis d’information, les campagnes d’évaluation et l’élection des délégués

• Transmettre toutes informations nécessaires aux étudiants, en particulier les décisions des instances

• Contribuer à relayer et à expliquer le discours de la direction en matière de stratégie et d’identité de l’école

4. Relations avec les enseignants et personnels administratifs

• Transmettre toutes les informations utiles aux enseignants : plannings, listes d'étudiants, décisions du Jury des Etudes, consignes de la direction pour l’élaboration des syllabi et de la programmation

• Assurer la collecte des notes, vérifier leur cohérence, veiller au respect des échéances et effectuer les relances si nécessaires

• Recueillir et transmettre toutes les informations concernant les problèmes de scolarité (étudiants en difficulté, redoublement, aménagements de scolarité, imprévus logistiques, ...)

• Organiser la mise à jour des fascicules pédagogiques des programmes, leur édition et leur diffusion

• Assurer un relationnel avec la Responsable administrative de l’Apprentissage

5. Activités diverses

• Contribuer à l'élaboration / évolution des procédures de travail dans le périmètre d’intervention

•  Collaborer étroitement avec le Service Apprentissage

• S’adapter aux règles de l’apprentissage édictées par le CFA, en assurer la mise en application

• Garantir l’entraide au sein du service Scolarités du PGE, et au titre de la polyvalence, à toutes les activités de la Direction des Formations (JPO, Oraux de concours, Remise des Diplômes…)

• Les horaires de travail pourront être flexibles en fonction de l’organisation de la scolarité et des évènements qui rythment l’année scolaire (rentrées, jury des études, etc.)

Formation

• Diplôme Bac + 2 ou équivalent 

• Diplôme Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans

• Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

• Connaissances approfondies des logiciels de traitement de texte, bases de données et tableur

• Pratique de l’anglais

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

• Connaissance du système éducatif français et notamment en matière d’apprentissage

• Expérience en gestion des étudiants en difficulté

Capacités et aptitudes

• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation

• Qualités relationnelles, d’écoute, d'analyse, de communication et de conseil

• Sens de l’initiative, réactivité, adaptabilité, polyvalence, disponibilité

• Aptitude à travailler en équipe

• Confidentialité

Informations complémentaires et candidature

• Date limite de candidature : 13 avril 2025

• Nature du contrat : CDD jusqu’au 30 septembre 2025

• Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)

• Catégorie et métier du poste (usage interne): III-L, Technicien administratif et de gestion ou B (fonction publique)

• Poste ouvert aux métiers de niveau immédiatement inférieur (usage interne)

• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap

• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels

• Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus